WorkTime dla wirtualnych asystentek - jak korzystać?

Wirtualna asystentka potrzebuje odpowiednich narzędzi do swojej pracy, szczególnie jeśli swoją pracę wykonuje w systemie zdalnym, jednocześnie obsługując kilku czy kilkunastu klientów – to nie podlega najmniejszej  dyskusji. Jednym z takich narzędzi wspomagających pracę wirtualnej asystentki jest bez wątpienia WorkTime  - program do rejestracji czasu pracy. Monitorowanie czasu pracy pomoże efektywnie zaplanować pracę, a także ułatwi wycenę realizowanych projektów. WorkTime pomaga nie tylko zoptymalizować czas pracy, ale także pomaga przy organizacji i rozliczaniu czasu pracy. Jesteś wirtualną asystentką? Sprawdź jak WorkTime usprawni Twoją pracę każdego dnia.

 

Rejestracja wszystkich prac

 

• Tworzenie odpowiednich kategorii
• Organizacja własnego czasu pracy
• Intuicyjne korzystanie z programu do mierzenia czasu pracy
• Time tracker jako kalendarz
• Przeliczanie wykonanej pracy na stawki
• Edycja wcześniejszych czynności
• Pomoc przy obsłudze WorkTime

 

• Rejestracja wszystkich  prac

Rozliczanie czasu pracy, stanowi najważniejszy element wyceny Twojej pracy jako wirtualnej asystentki. Pamiętaj, że należy rejestrować każdą czynność od początku jej wykonywania, niezależnie czy jest to  czytanie emaili , wyszukiwanie materiałów, przeglądanie czy planowanie zadań dla klienta. Dosłownie wszystko co związane z wykonywanymi  projektami, łącznie z rozmowami telefonicznymi. Zobaczysz jak szybko drobne, powtarzalne czynności dla klientów urosną w skali miesiąca do kilku godzin, za które do tej pory nie pobierałaś opłat.

Aplikacja Work Time rozróżnia czas mierzony od rozliczanego. Dlatego na etapie rejestrowania czynności nie musisz myśleć o tym, jak  dokładnie będziesz rozliczać się  z czasu pracy, tylko zbierasz jak najdokładniejsze dane w swoim time trackerze – po to, by wykorzystać je w przyszłości do wykonania podobnych zleceń lub pokazaniu na raporcie klientowi, że robisz coś dla niego gratis.

 

• Tworzenie odpowiednich kategorii

Żeby rejestrować powyższe czynności, wpierw dodaj  do aplikacji aktualnych klientów. W aplikacji jest możliwość późniejszego dodawania klientów w miarę, jak będą się oni pojawiać. Klientów możesz dodać w panelu managera.

Gdy już zostaną wprowadzeni, do każdego z nich możesz przyporządkować  jeden lub kilka projektów, w zależności od rodzaju współpracy i wielkości przydzielonych zadań.

Jasny podział prac i ich nazwy pomogą Ci później rozliczyć czas pracy poświęcony poszczególnym klientom, będą też przejrzyście opisane na raporcie – jeśli taki chcesz przedstawić swojemu klientowi.

 

• Organizacja własnego czasu pracy.

Zazwyczaj pracujesz dla kilku klientów. Jednocześnie wykonujesz również prace związane z własną działalnością, takie jak planowanie pracy, księgowanie, social media, poczta lub własna edukacja. W aplikacji do mierzenia czasu pracy – Work Time stwórz własną firmę jako klienta i wprowadzaj do systemu  wszystkie działania, które się podejmujesz. Uzyskane zestawienia pomogą Ci w lepszej  organizacji czasu pracy, ale także zaplanowaniu rozwoju własnej działalności. 

 

• Intuicyjne korzystanie z programu do mierzenia czasu pracy 

Work Time ma wiele opcji ułatwiających ewidencję wykonywanych czynności. Automatyczne zakończenie poprzedniej czynności, gdy uruchamia się nową, kontynuowanie rozpoczętych czynności, podpowiedzi najczęściej wykonywanych czynności. Dzięki tym możliwościom kontrola czasu pracy nie obciąża, jest intuicyjna i pomaga w systematyczności.

Żeby program  był zawsze pod ręką, zalecamy otwierać w osobnej przeglądarce. Mniej kliknięć, więcej czasu na konkretne działania. Możesz także korzystaj z aplikacji mobilnej dostępnej na Android i iOS.

 

• Time tracker jako kalendarz

 

WorkTime jest też przydatny  jako kalendarz, nie tylko time tracer. W programie możesz przygotować zadania, czyli czynności, które masz do zrobienia w określonym czasie. Możesz im nadać status, priorytet, deathline a także delegację jeśli współpracujesz z inną osobą przy tym zadaniu.  Zaplanowane zadania możesz umieścić w przejrzystym kalendarzu. Kiedy nadejdzie odpowiednia pora, pozostaje tylko aktywować początek wykonywanej czynności. Jednym kliknięciem, dosłownie.

 

• Przeliczanie wykonanej pracy na stawki.

W aplikacji Work Time możesz przyporządkować   stawki do wykonywanych czynności. Dane do rozliczeń wprowadza się według roboczogodzin lub ryczałtem. 

Program wycenia projekt według aktualnych, wprowadzonych stawek. A Ty otrzymujesz gotowe dane w postaci raportów z wyszczególnionymi czynnościami do każdego projektu, który realizujesz dla klienta. Wygenerowane w ten sposób dane mogą stanowić podstawę do rozliczenia się ze zleceniodawcą, mogą być też cenną informacją dla Ciebie, pokazując realną wartość projektu. Być może niektóre zadania okażą  się dla Ciebie nierentowne.

 

• Edycja wcześniejszych czynności

Różni klienci, pilne zadania, które się nagle pojawiają i wszystkie są „na wczoraj”. Znasz to? W takim natłoku zdarzeń, łatwo o czymś zapomnieć, źle zapisać. Time tracker daje możliwość edycji czynności, które wcześniej do niego zostały wprowadzone lub dodania nowych. Możliwa jest też edycja godzin pracy, które z jakichś powodów nie odzwierciedlają rzeczywistej sytuacji (np. gdy zapomnisz zastopować zegar).

 

• Pomoc przy obsłudze WorkTime

Przy  każdej funkcj w aplikacji znajdują podpowiedzi, z których w każdej chwili możesz skorzystać. W razie potrzeby możesz się  także skontaktować  z nami drogą mailową i dopytać o nurtujące kwestie. Jeśli chcesz wiedzieć jak inne wirtualne asystentki korzystają z WorkTime, polecamy wywiad z Lucyną Malik – wirtualną asystentką Pasja w pracy.

 

Aplikacja Work Time bez wątpienia może być wykorzystywana przez wirtualne asystentki. W prosty sposób pomaga w ewidencji i  organizacji czasu pracy a funkcje raportów ułatwiają kontrolę czasu pracy i wycenę projektów. Wypróbuj WorkTime przez 14 dni za darmo i zobacz jak ułatwi Ci codzienną pracę.