Sposoby rozliczeń z klientami w kancelarii prawnej – jaki sposób jest najlepszy?

System rozliczeń godzinowych
Ryczałt z limitem godzin
Wynagrodzenie za sprawę
Success fee

Kancelarie prawne często zadają sobie pytanie: jaki sposób rozliczenia się z klientem będzie najkorzystniejszy dla obu stron? Jaka forma będzie ukłonem w stronę klienta, a jaka będzie kierować się w pierwszej kolejności korzyściami dla kancelarii? Czy lepiej skupić się na rozliczeniu godzinowym, gdzie rejestracja czasu pracy wysuwa się na pierwszy plan? Czy jednak umówić się na ryczałt, w którym ewidencja czasu pracy nie ma tak dużego znaczenia dla klienta? Niezależnie od tego jaką formę rozliczenia przyjmie kancelaria, w każdym przypadku  należy zwrócić uwagę na umiejętne zarządzanie czasem, podczas prowadzonych prac. Wdrażając WorkTime w kancelariach prawnych, spotkaliśmy się z różnymi sposobami rozliczeń, dlatego też wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów i umożliwiamy w programie korzystanie z różnych form rozliczeń. Dziś przedstawiamy najpopularniejsze z nich:

• System rozliczeń godzinowych

To najbardziej popularny i zarazem najsprawiedliwszy system rozliczeń między kancelarią prawną a klientem. Wymaga jednak, aby zarządzanie czasem w kancelarii  odbywało się w umiejętny sposób, ponieważ  wysokość wynagrodzenia dla kancelarii ustalana jest na podstawie ilości czasu poświęconego na rzecz klienta oraz przyjętej stawki za godzinę pracy prawnika. Dlatego w tym modelu niezwykle istotna jest dokładna ewidencja czasu pracy. Klient płaci za faktyczny czas poświęcony na pracę, ale też wymaga rejestracji tego czasu pracy. Dokładna kontrola czasu pracy jest możliwa dzięki wygodnym narzędziom, dzięki którym rejestracja czasu pracy zajmuje dosłownie kilka chwil.  W tym przzypadku warto zwrócić uwagę na fakt, że przy jednej sprawie mogą pracować specjaliści z różnych dziedzin a także z  różnym stażem pracy. Ich stawki godzinowe  mogą się zatem różnić. Odpowiednio dobrane narzędzie takie jak np. WorkTime pozwala na ustawienie w ramach jednego projektu różnych stawek dla poszczególnych pracowników lub różnych stawek dla poszczególnych stanowisk – wtedy pracownicy o tym samym stanowisku mają tę samą stawkę. Dzięki temu po zakończonej pracy w łatwy sposób można wygenerować raport, który pokazuje klientowi, kto  i za jaką stawkę pracował nad jego sprawą. W zależności od polityki kancelarii takie informacje mogą również zostać ukryte na raporcie. W takim wypadku klient otrzymuje dokument, na którym znajduje się jedynie dokładna ewidencja czasu pracy.

• Ryczałt z limitem godzin

To rozwiązanie proponowane jest podmiotom zainteresowanym stałą obsługą prawną. System ryczałtowy z limitem godzin zakłada pulę godzin przeznaczoną na realizację zadań dla danego klienta. W tym przypadku ewidencja czasu pracy jest równie ważna jak w przypadku rozliczenia godzinowego.  Wszystkie godziny powyżej ryczałtu są liczone według ustalonej  stawki godzinowej. Rejestracja czasu pracy prowadzona na bieżąco, w klarowny sposób pokazuje na jakim etapie wykorzystania jest pula godzin. W sytuacji, w której klient nie wykorzystał ustalonej w ryczałcie ilości godzin w danym miesiącu, godziny te przechodzą na następny okres rozliczeniowy. W takim modelu ważna jest prosta ewidencja czasu pracy, przejrzystość w wykonywanych dla klienta  pracach, ale także umiejętne zarządzanie czasem.  Korzystając z takiej formy rozliczenia warto zadbać o proste narzędzie do rejestrowania czasu pracy, tak aby samo ewidencjonowanie czasu nie było zbyt kłopotliwe. Wybierając narzędzie do rejestracji czasu pracy warto też sprawdzić czy posiada ono możliwość automatycznego generowania  raportów. WorkTime w prosty sposób pozwala na utworzenie kilku rodzajów raportów, których generowane w szybki sposób pozwalają zaoszczędzić cenny czas.

• Wynagrodzenie za sprawę

Jest to sytuacja, w której teoretycznie rejestracja czasu pracy nie ma znaczenia. Klient z góry zna całkowity koszt wykonania usługi bez względu na poświęcony czas. Wysokość wynagrodzenia jest uzależniona od rodzaju zlecenia,  stopnia skomplikowania czy przewidywanego nakładu pracy. Jednak, aby właściwie wycenić takie zlecenie warto nie tylko opanować skuteczne zarządzanie czasem, ale też prowadzić ewidencję czasu pracy, po to by kontrolować ile czasu poświęciła kancelaria na dany projekt i czy stopa zwrotu okazała się dla kancelarii satysfakcjonująca. Rejestracja  czasu pracy w tym przypadku nie tylko wpływa na mądre zarządzanie czasem ale  pozwala także na dokładniejsze oszacowanie podobnego zlecenia w przyszłości. W ten sposób ewidencja czasu pracy pomaga w ocenie rentowności całego przedsięwzięcia.

• Success fee

Success fee czyli procent od pozytywnego wyniku sprawy. To model, który budzi kontrowersje i jest kością niezgody szczególnie między tradycjonalistami a młodymi członkami palestry. Choć taki sposób rozliczenia wydaje się być atrakcyjny dla klienta,  warto wspomnieć, że według kodeksu etyki radcy prawnego  nie można zawierać z klientem umowy, według której klient jest zobowiązany do zapłaty honorarium  wyłączenie na podstawie osiągniętego wyniku. Podobny zapis znajduje się także w kodeksie etyki adwokackiej. Ponadto taki model biznesowy stawia pod znakiem zapytania skuteczne zarządzanie kancelarią i zarządzanie czasem –  w końcu przepracowanych godzin nikt nam nie zwróci, a wizja zysku w tej sytuacji nie jest oczywista jak w przypadku rozliczeń, które opierają się ewidencji czasu pracy.

Jeżeli chcesz sprawdzić jakie sposoby i możliwości rozliczenia z klientem oferuje aplikacja WorkTime to zapraszamy Cię do bezpłatnego testu przez 14 dni. Będziesz mógł przetestować naszą aplikację do zarządzania czasem i rejestracji czasu pracy ze wszystkim dostępnymi funkcjami.