WorkTime Expert daje nam możliwość edytowania, usuwania jak i dodawania prac, których zapomnieliśmy zarejestrować.

Aby dodać pracę, której zapomnieliśmy zarejestrować należy przejść do zakładki „Prace”, następnie w prawym górnym rogu kliknąć „+Dodaj pracę” Przy dodawaniu prac należy pamiętać o wprowadzeniu dokładnej daty. Godzina rozpoczęcia pracy ma drugorzędne znaczenie – WorkTime Expert pozwala „nachodzić” pracom na siebie.

Aby edytować lub skasować pracę należy:

• na „Pulpicie” w sekcji „Poprzednie prace” - należy zlokalizować interesującą nas pracę i kliknąć przy niej „Zielony pisak”, następnie edytować lub wybrać "Usuń",
• w zakładce „Prace” wybranej z głównego menu, klikając „Zielony pisak”, następnie edytować lub wybrać "Usuń",
• w zakładce „Rozliczenia”, klikając „Zielony pisak”, następnie edytować lub wybrać "Usuń"

Zadania są to rzeczy/sprawy do wykonania w przyszłości. Można zarządzać zadaniami na liście zadań albo na tablicy kanban. Zadania umożliwiają odpowiednie zorganizowanie pracy i przypominają o tym co mamy do zrobienia. Można je również delegować innym osobom. Prace są to natomiast konkretnie wykonane prace w danych odcinkach czasowych lub wykonywane na bieżąco lub w przeszłości. W zakładce "Prace" pracownik ma zawsze dostęp do wszystkich swoich prac.

Konta pracowników może tworzyć osoba z odpowiednimi uprawnieniami. Aby utworzyć konto pracownika należy wejść w zakładkę “Więcej” -> w sekcji “Osoby i Uprawnienia” wybrać “Pracownicy” -> “Dodaj pracownika” i uzupełnić niezbędne dane. Na podany adres email zostanie automatycznie wysłana wiadomość z loginem i hasłem do systemu.

Zalecane przez nas pełne uprawnienia dla pracownika to:

• zadania

• prace

Możemy jednak różnicować uprawnienia w zależności od stanowisk. Przykładowo:

• pełny zakres uprawnień ma administrator

• sekretariat może dodawać, edytować i usuwać klientów

• pracownik może dodawać klientów, ale nie może ich usuwać.

Aby zmienić uprawnienia należy w sekcji "Osoby i uprawnienia" wybrać "Role pracowników" i z tego miejsca można dowolnie zarządzać uprawnieniami.

Czynności są to rodzaje prac które zdefiniowane są przez Administratora rodzaje pracy i są one jednakowe dla całej firmy tzn. Dla wszystkich pracowników i dla wszystkich klientów.

Należy w nich zawrzeć najczęściej wykonywane rodzaje prac zarówno dla klientów, jak i te wewnątrz firmowe. Mogą to być np.

• Konsultacje mailowe i telefoniczne
• Spotkania i dojazdy
• Analizy i wyszukiwanie informacji
• Planowanie pracy (tu wstawiamy przeglądanie maili, przeglądanie zadań itd)
• Zarządzanie i organizacja

Proces rejestracji jest bardzo prosty. Aby założyć konto należy wypełnić formularz na stronie https://worktime.pl/pl/registration. Po rejestracji otrzymasz wiadomość e-mail w której należy zatwierdzić rejestrację klikając w link potwierdzający.

Po kliknięciu „Zielony Play” aktualnie wykonywana praca zostanie automatycznie zatrzymana. Tym samym rozpoczyna się nowa praca, przy której można dodać opis, wybrać klienta/projetkt i czynność. Można również od razu wznowić jedną z poprzednich prac z listy prac za pomocą „Niebieskiego Wznów”. W tym momencie praca z tym samym opisem, klientem i czynnością zostanie wznowiona.

W aplikacji WorkTime Expert liczy się data. Można wprowadzać dowolną ilość prac o tej samej godzinie, tego samego dnia. Prace mogą na siebie nachodzić, żadna z nich nie zostanie wtedy usunięta.

Przykładowo:
Jeżeli pracownik jedzie służbowo pociągiem od 8.00 do 10.00 dla klienta X, i jednocześnie wprowadzi do programu że od godziny 8.00 do 10.00 pisał pismo procesowe dla klienta Y, to program naliczy ten czas oddzielnie dla każdego klienta.

Na pulpicie pojawiają się poprzednie prace, które można edytować. W prawym górnym rogu sekcji mamy możliwość zgrupowania prac. Prace zostają automatycznie zgrupowane jeśli mają dokładnie ten sam opis, tytuł, czynność i klienta.
Jeżeli prace są zgrupowane to nie mamy możliwości ich edycji. Możemy edytować poszczególne odcinki wykonywanej przez nas pracy, w tym celu należy „rozgrupować” prace. Wtedy przy każdym takim odcinku pojawi nam się „zielony pisak”.

W aplikacji WorkTime Expert rozróżniamy rozmowy telefoniczne od prac. Na tę chwilę nie ma możliwości zmiany rozmowy na pracę i coś co zostało zarejestrowane jako rozmowa pozostaję rozmową. Rozmowa telefoniczna może być jednak rozliczana na raporcie.

Tak, pracę w WorkTime Expert możemy uruchomić z kilku miejsc, w tym z zadań. Aby to zrobić należy wejść w „Zadania” i przy interesującym nas zadaniu kliknąć „Zielony Play”. W tym momencie zacznie się rejestrować czas. Pracę możemy uruchomić również z sekcji „Poprzednie prace” znajdującej się na „Pulpicie”, a także z kalendarza.

Każdy pracownik ma możliwość utworzenia zadania dla siebie, może je również wydelegować dowolnej osobie w firmie. Nie ma tu żadnych ograniczeń i pracownik może delegować zadanie np. do swojego managera. Aby utworzyć zadanie i wydelegować je innej osobie należy wybrać w menu „Zadania”, następnie w prawym górnym rogu „+Dodaj zadanie”, uzupełnić niezbędne dane i w sekcji "delegacje zadania" kliknąć „Dodaj delegację zadania” i wybrać odpowiednią osobę.

Termin to szczególna forma zadania. Tak samo jak w zadaniach termin może zmieniać użytkownik, który go utworzył oraz ten użytkownik, któremu termin został utworzony – wydelegowany jak zadanie. Różnica pomiędzy terminami, a zadaniami jest w widoczności – terminy widzą wszyscy z zastrzeżeniem terminów prywatnych, a zadania widzą tylko twórcy i otrzymujący zadanie wydelegowane.

Terminy można oznaczać jako publiczne (ustawienie domyślne) lub jako prywatne. Termin „prywatny” jest widoczny w kalendarzu dla wszystkich, ale jego opis to zawsze jedno słowo: „Zajęty”. W terminach „prywatnych” nie są również widoczne dla innych pracowników nazwa klienta i nazwa projektu, którego termin dotyczy.

Zespoły pomagają w delegacjach zadań i terminów oraz w rozmowach. Można delegować zadanie do zespołu - wtedy otrzymają go wszyscy członkowie zespołu. Można również delegować termin do zespołu - wtedy na kalendarzach wszystkich należących do zespołu ten termin się pojawi. To samo dotyczy rozmów - mówiąc/pisząc do zespołu piszemy do wszystkich jego członków.

W WorkTime Expert można określać uprawnienia do praktycznie każdego elementu systemu. Żeby uprościć zarządzanie uprawnieniami łączymy poszczególne uprawnienia w zestawy - grupy zwane rolami.
Następnie te grupy uprawnień czyli role przypisujemy pracownikom - użytkownikom systemu.
Nazwy ról są dowolne i są edytowane przez użytkownika posiadającego uprawnienia do edycji ról np. Administratora.

Tak, w WorkTime Expert możemy zmienić adres mailowy, hasło i ustawienia.

Po kliknieciu w prawym górnym rogu w swoje imię i nazwisko rozwinie nam się menu, w którym mamy możliwość zmiany hasła i ustawień.

Tak, jest możliwość zmiany abonamentu z miesięcznego na roczny po zakończeniu trwania obowiązującego abonamentu miesięcznego. Następuje wtedy jednorazowa opłata roczna, a jednostkowa cena za użytkownika jest niższa. 

Tak, w aplikacji WorkTime Expert rozróżniamy czas zmierzony oraz czas rozliczony. Mogą się one od siebie różnić. Sami decydujemy jaki czas chcemy rozliczyć z klientem.
Jeżeli chcemy rozliczyć czas inny niż zmierzony należy przejść w zakładkę „Rozliczenia”, następnie kliknąć w checkbox przy wybranej pracy. W tym momencie pojawi się okienko, w którym można wyedytować czas rozliczony.

W WorkTime Expert stawki możemy definiować z podziałem na klientów, projekty/sprawy, pracowników i stanowiska. Warto rozpocząć od stawek ogólnych, czyli takich których używamy najczęściej np. radca prawny ma stawkę X zł/h, aplikant - Y zł/h, Jan Kowalski, który jest cenionym radcą prawnym - Z zł/h.

Następnie możemy ustalić stawki wyjątkowe, wynegocjowane z klientem

• Dla klienta Uniwersytet ogólna stawka to X zł/h (która wynika z umowy z klientem).
• Dla klienta Uniwersytet, gdy obsługuje go osoba na stanowisku Radca prawny – stawka Y zł/h.
• Dla klienta Uniwersytet, gdy obsługuje go Jan Kowalski – stawka Z.

Jeśli stawki mamy rozdzielone na poszczególnych klientów, pracowników i stanowiska to mogą być one zróżnicowane.

Ryczałt dodajemy na poziomie „Klienta” lub "Projektu".
Po przekroczeniu określonej liczby godzin w ryczałcie można ustawić stawkę ponad ryczałt, jednak będzie to stawka ogólna dla określonych pracowników i stanowisk. Jeżeli chcemy mieć rozróżnioną stawkę ponad ryczałt na pracowników/stanowiska to nie uzupełniamy pola “Stawka ponad ryczałt”. Będą one dobierane automatycznie z danych w zakładce “Stawki”.  

Tak, z WorkTime Expert można korzystać jako firma lub jako osoba prywatna. Nie trzeba posiadać numeru NIP, by założyć konto w aplikacji.