FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Jak zarejestrować się w WorkTime?

Proces rejestracji jest bardzo prosty. Aby założyć konto należy wypełnić formularz na stronie https://worktime.pl/pl/registration
Po rejestracji otrzymasz wiadomość e-mail w której należy zatwierdzić rejestrację klikając w link potwierdzający.

Czy mogę dodawać pracę wykonaną w przeszłości?

Prace powinniśmy rejestrować w miarę możliwości na bieżąco, aby nic nam „nie umknęło”. Opis można uzupełnić później. Istnieje jednak możliwość dodania pracy z przeszłości, której zapomnieliśmy zarejestrować. W tym celu należy przejść do zakładki „Prace”, następnie w prawym górnym rogu kliknąć „+Dodaj pracę” Przy dodawaniu prac należy pamiętać o wprowadzeniu dokładnej daty. Godzina rozpoczęcia pracy ma drugorzędne znaczenie – WorkTime pozwala „nachodzić” pracom na siebie.

Czy mogę skasować lub edytować pracę?

Tak, w aplikacji WorkTime istnieje możliwość skasowania lub edytowania dowolnej pracy. Jest to możlwie do wykonania z kilku miejsc:

  • na „Pulpicie” w sekcji „Poprzednie prace” - należy zlokalizować interesującą nas pracę i kliknąć przy niej „Zielony pisak”, następnie wybrać "Usuń",
  • w zakładce „Prace” wybranej z głównego menu, klikając „Zielony pisak”, następnie wybrać "Usuń",
  • w zakładce „Rozliczenia”, klikając „Zielony pisak”, następnie wybrać "Usuń"

Czym się różni zadanie od pracy?

Zadania są to rzeczy/sprawy do wykonania w przyszłości. Można zarządzać zadaniami na liście zadań albo na tablicy kanban. Zadania umożliwiają odpowiednie zorganizowanie pracy i przypominają o tym co mamy do zrobienia. Można je również delegować innym osobom. Prace są to natomiast konkretnie wykonane prace w danych odcinkach czasowych lub wykonywane na bieżąco lub w przeszłości. W zakładce "Prace" pracownik ma zawsze dostęp do wszystkich swoich prac.

Jak utworzyć konto pracownika?

Aby utworzyć konto pracownika należy wejść w zakładkę “Więcej” -> w sekcji “Osoby i Uprawnienia” wybrać “Pracownicy” -> “Dodaj pracownika” i uzupełnić niezbędne dane. Na podany adres email zostanie automatycznie wysłana wiadomość z loginem i hasłem do systemu.

Prace

Czy można wznowić pracę z poprzedniego dnia?

Wszystkie wykonywane prace rejestrowane są w systemie i w każdej chwili możemy do nich powrócić. Aby wznowić pracę z poprzedniego dnia należy odszukać ją w sekcji „Poprzednie prace” i kliknąć „Niebieski wznów” przy wybranej pozycji. W tym momencie praca z tym samym opisem, klientem i czynnością zostanie wznowiona.

Czy muszę zatrzymać poprzednią pracę, żeby rozpocząć nową?

Nie, po kliknięciu „Zielony Play” aktualnie wykonywana praca zostanie automatycznie zatrzymana. Tym samym rozpoczyna się nowa praca, przy której można dodać opis, wybrać klienta/projetkt i czynność. Można również od razu wznowić jedną z poprzednich prac z listy prac za pomocą „Niebieskiego Wznów”

Czy istnieje możliwość zaokrąglenia czasu do danych jednostek czasowych (tzw. Unity)?

W WorkTime rejestrujemy rzeczywisty czas pracy i rozliczamy go co do minuty. Na tę chwilę nie ma możliwości zaokrąglenia czasu, planujemy jednak dodać tę opcję na poziomie raportu tzn. czas pracy będzie rejestrowany i liczony tak jak dotychczas jednak pojawi się opcja zaokrąglenia czasu na raportach.

Czy jeżeli są różnice w opisie prac to program je zgrupuje?

Aby program zgrupował prace muszą mieć one dokładnie ten sam opis, tytuł, czynność i klienta. System nie zgrupuje nazw, które różnią się choćby przecinkiem, kropką czy pojedynczą literą.

Czy jeżeli wprowadzę do programu dwie prace o tej samej godzinie to program wykreśli którąś z nich?

Nie. W aplikacji WorkTime liczy się data, godzina ma drugorzędne znaczenie. Można wprowadzać dowolną ilość prac o tej samej godzinie, tego samego dnia. Prace mogą na siebie nachodzić, żadna z nich nie zostanie wtedy usunięta.
Przykładowo:

Jeżeli pracownik jedzie służbowo pociągiem od 8.00 do 10.00 dla klienta X, i jednocześnie wprowadzi do programu że od godziny 8.00 do 10.00 pisał pismo procesowe dla klienta Y, to program naliczy ten czas oddzielnie dla każdego klienta.

Czy mogę rozmowę telefoniczną zmienić na wykonaną pracę?

W aplikacji WorkTime rozróżniamy rozmowy telefoniczne od prac. Na tę chwilę nie ma możliwości zmiany rozmowy na pracę i coś co zostało zarejestrowane jako rozmowa pozostaję rozmową. Rozmowa telefoniczna może być jednak rozliczana na raporcie.  

Czy każdy pracownik ma swoją listę czynności?

Nie, czynności w WorkTime są to zdefiniowane przez Administratora rodzaje pracy i są one jednakowe dla całej firmy tzn. Dla wszystkich pracowników i dla wszystkich klientów.
Należy w nich zawrzeć najczęściej wykonywane rodzaje prac zarówno dla klientów, jak i te wewnątrz firmowe. Mogą to być np.

 

  • Konsultacje mailowe i telefoniczne
  • Spotkania i dojazdy
  • Tworzenie i edycja treści postów
  • Obsługa reklam Google
  • Analizy i wyszukiwanie informacji
  • Planowanie pracy (tu wstawiamy przeglądanie maili, przeglądanie zadań itd)
  • Zarządzanie i organizacja (my tu pakujemy wszystko: rekrutacje, organizację imprez firmowych itd.)
  • Księgowość i rozliczenia  

Dlaczego nie zawsze pojawia się zielony pisak do edycji przy poprzednich pracach?

Na pulpicie pojawiają się poprzednie prace, które można edytować. W prawym górnym rogu sekcji mamy możliwość zgrupowania prac. Jeżeli prace są zgrupowane to nie mamy możliwości ich edycji. Możemy edytować poszczególne odcinki wykonywanej przez nas pracy, w tym celu należy „rozgrupować” prace. Wtedy przy każdym takim odcinku pojawi nam się „zielony pisak”.  

Czy mogę uruchomić pracę z listy zadań?

Tak, pracę w WorkTime możemy uruchomić z kilku miejsc, w tym z zadań. Aby to zrobić należy wejść w „Zadania” i przy interesującym nas zadaniu kliknąć „Zielony Play”. W tym momencie zacznie się rejestrować czas. Pracę możemy uruchomić również z sekcji „Poprzednie prace” znajdującej się na „Pulpicie”, a także z kalendarza.

Organizacja pracy

Kto wyznacza zadania dla pracownika?

Zadania w WorkTime umożliwiają nam odpowiednie zorganizowanie pracy i przypominają nam o tym co mamy do zrobienia. Każdy pracownik ma możliwość utworzenia zadania dla siebie, może je również wydelegować dowolnej osobie w firmie. Nie ma tu żadnych ograniczeń i pracownik może delegować zadanie do swojego przełożonego. Aby utworzyć zadanie i wydelegować je innej osobie należy wybrać w menu „Zadania”, następnie w prawym górnym rogu „+Dodaj zadanie”, uzupełnić niezbędne dane i w sekcji "delegacje zadania" kliknąć „Dodaj delegację zadania” i wybrać odpowiednią osobę.

Jak zweryfikować czas zabudżetowany w zadaniu?

Aby zweryfikować czas zabudżetowany w zadaniu należy przejść do zakładki „Zadania”, następnie w widoku „Tablicy Kanban” zaznaczyć widok szczegółowy. Ilość czasu jaki został wykorzystany na dane zadanie został tam wyrażony w procentach.
Przykładowo:
Jeżeli pracownik dostał 1 godzinę czasu na zadanie, ale pracował przez 30 min to wskaźnik wykaże 50% czasu zabudżetowanego.

Pracownicy i uprawnienia

Jakie uprawnienia powinien mieć pracownik?

O uprawnieniach pracownika decyduje Administrator. Zalecane przez nas pełne uprawnienia dla pracownika to:

  • zadania
  • prace
  • rozmowy

Warto również dać dostęp do wybranych opcji raportów tj.: lista raportów, szczegóły raportu, usuwanie raportu, czas pracy pracownika.

Kto definiuje klientów?

Aby rozpocząć pracę z WorkTime należy dodać klientów, których w danej chwili obsługujemy. Nie musimy dodawać tych, dla których nie prowadzimy obecnie żadnego projektu, możemy go dodać dopiero w chwili gdy pojawi sie dla niego jakiś nowy projekt.
Klientów może dodawać Administrator, a także każda osoba, która otrzyma do tego odpowiednie uprawnienia. Mozemy nadać takie uprawnienia wybierajac z menu „Więcej”, następnie w sekcji „Osoby i uprawnienia” wybrać „Role pracowników” i tam zdefiniować jakie uprawnienia chcemy nadać poszczególnym pracownikom.
Przykładowo:

  • pełny zakres uprawnień ma administrator
  • sekretariat może dodawać, edytować i usuwać klientów
  • pracownik moze dodawać kleintów, ale nie może ich usuwać.

Czy można stracić uprawnienia Administratora w firmie?

Można zmienić osobę, która pełni rolę Administratora, jednak nie da się dopuścić do sytuacji w której nie ma Administratora.  

Raporty i analityka

Czy w aplikacji jest dostępna analityka?

Tak, w aplikacji WorkTime znajduje się moduł analityki. Jest on dostępny domyślnie dla Administratora, ale może on również nadać odpowiednie uprawnienia innym pracownikom. Analitykę zmajdziesz w zakładce „Więcej” -> „Analityka”. Dostępne typy analityki to „Klienci i pracownicy”, „Pracownicy i klienci” oraz „Czynności i klienci”. Taki raport wyświetla się w postaci graficznej. Możemy na nim zobaczyć ile czasu poświęcamy danemu klientowi, ile czasu spędzają pracownicy dla danych klientów i jakie czynności wykonujemy najczęściej. Taka analiza pozwala na optymalizację naszej pracy, możemy na jej podstawie określić na przykład dla którego klienta poświęcamy zbyt dużo czasu i ograniczyć ten czas na koszt klienta, z którego mamy większe zyski.

Czy mogę rozliczyć czas inny niż zmierzony?

Tak, w aplikacji WorkTime rozróżniamy czas zmierzony oraz czas rozliczony. Mogą się one od siebie różnić. Sami decydujemy jaki czas chcemy rozliczyć z klientem.
Jeżeli chcemy rozliczyć czas inny niż zmierzony należy przejść w zakładkę „Rozliczenia”, następnie kliknąć w checkbox przy wybranej pracy. W tym momencie pojawi się okienko, w którym można wyedytować czas rozliczony.

Jak rozliczać stawki godzinowe ponad ryczałt z rozróżnieniem na stanowiska?

Po przekroczeniu określonej liczby godzin w ryczałcie można ustawić stawkę ponad ryczałt, jednak będzie to stawka ogólna dla określonych pracowników i stanowisk. Jeżeli chcemy mieć rozróżnioną stawkę ponad ryczałt na pracowników/stanowiska to nie uzupełniamy pola “Stawka ponad ryczałt”. Będą one dobierane z danych w zakładce “Stawki”.  

Czy możemy podzielić stawki według klientów, projekty, pracowników, stanowiska?

Tak. Warto rozpocząć od stawek ogólnych, czyli takich których używamy najczęściej np. radca prawny ma stawkę X zł/h, aplikant - Y zł/h, Jan Kowalski, który jest cenionym radcą prawnym - Z zł/h.
Następnie możemy ustalić stawki wyjątkowe, wynegocjowane z klientem

  • Dla klienta Uniwesytet ogólna stawka to X zł/h (która wynika z umowy z klientem).
  • Dla klienta Uniwesytet, gdy obsługuje go osoba na stanowisku Radca prawny – stawka Y zł/h.
  • Dla klienta Uniwesytet, gdy obsługuje go Jan Kowalski – stawka Z

Jeśli stawki mamy rozdzielone na poszczególnych klientów, pracowników i stanowiska to mogą być one zróżnicowane.

Jak konfigurujemy stawki?

Najpierw ustawiamy stawkę ogólną, której używamy najczęściej dla danego klienta, projektu lub sprawy, następnie stawki “wyjątkowe” czyli indywidualne dla klienta lub sprawy.

Czy można dodać ryczałt na projekt?

Nie, ryczałt dodajemy na poziomie „Klienta”. Jeżeli w obrębie klienta mamy projekty o różnych stawkach ryczałtu to dodajemy je jako osobnego klienta.

Zgadzam się

Pod poniższym linkiem przedstawiamy naszą politykę prywatności, w której znajdują się informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych po 25 maja 2018 r. oraz informacja o zastosowanych technologiach (np.: plikach cookie). Akceptacja polityki oznacza, że wyrażasz zgodę na postanowienia zawarte w Polityce prywatności WorkTime. 

Proszę czekać ...