Na co zwracać uwagę przy wyborze narzędzi typu Time Tracker?

Zaktualizowano: 16.01.2020

Mierzenie czasu pracy pracowników ma tę niewątpliwą zaletę, że przyczynia się do zwiększenia efektywności zespołu, poprawia organizację pracy  wewnątrz firmy, a także ma realny wpływ na zwiększenie zysków przedsiębiorstwa. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm z chęcią inwestuje w program do rejestracji czasu pracy. Na rynku dostępne są różne rozwiązania - systemy RCP, aplikacje do mierzenia czasu czy rozbudowane programy do ewidencji czasu pracy. Na co zwrócić uwagę przy wyborze aplikacji do mierzenia czasu? Dziś podpowiadamy jakie kryteria uwzględnić jeśli chcesz do swojej organizacji wprowadzić timetracking.

 

Rejestracja czasu pracy w czasie rzeczywistym

Podsumowanie

 

  • Rejestracja czasu pracy w czasie rzeczywistym

 

Zwróć uwagę czy wybrany przez Ciebie time tracker rejestruje czas pracy w czasie rzeczywistym. Nikt przecież nie chce dodatkowego zajęcia jakim jest uzupełnianie timesheetów czy wypełnianie tabelek Excela pod koniec dnia i wpisywanie przepracowanych godzin pracy do programu. Nastawianie budzika i zapisywanie na kartkach ilości poświęconego czasu na pracę też nie wydaje się atrakcyjnym sposobem na ewidencję czasu pracy.  Ponadto rejestrowanie czasu pracy w czasie rzeczywistym gwarantuje, że uzyskane dane z pomiaru czasu pracy są wiarygodne. Bazując na tych danych możesz lepiej zaplanować i wycenić przyszłe projekty.

 

  • Prosta obsługa

 

Projektując WorkTime mieliśmy w myślach słowa Einsteina, który mówił, że wszystko powinno być tak proste jak to tylko możliwe. Staraliśmy się przemycić tę ideę na funkcjonowanie aplikacji.

 

  • Rozbudowane raporty

 

Każdy dobry time tracker powinien mieć możliwość wygenerowania raportów. Mogą to być dokumenty przeznaczone dla Twoich klientów lub dla Ciebie, w celu sprawdzenia aktualnej kondycji firmy.  Wyszczególnione na raporcie zadania pokazują klientowi, jak wiele czasu wkładasz w pracę nad jego projektem, co z pewnością pomaga w budowaniu dobrych relacji, tak jak to, gdy na raporcie pokazujesz klientowi czynności, za które nie pobierasz pieniędzy od klienta takie jak np. rozmowy telefoniczne.  WorkTime oferuje swoim użytkownikom rozbudowane raporty, w których możesz pokazać klientowi tylko te dane, które sam wybierzesz. Przykładowo – chcesz pokazać klientowi, ile godzin w miesiącu Twój zespół pracował nad jego projektem, ale nie chcesz ujawniać nazwisk ani stanowisk pracowników, którzy wykonali tę pracę. Nie ma problemu  - w WorkTime możesz dostosować swoje raporty.

 

  • Rejestracja wcześniejszych czynności

 

Sprawdź czy program do rejestracji czasu pracy posiada pomocniczą funkcję jaką jest  możliwość dodawania i edycji wcześniejszych prac. W końcu każdy jest tylko człowiekiem i może zapomnieć wyłączyć  lub włączyć zegar rejestracji. WorkTime umożliwia nie tylko edycję i możliwość dodawania  wcześniej wykonanych prac, ale także informuje managera o tym, że dana praca była edytowana. Dzięki temu kontrola czasu pracy jest dużo łatwiejsza.  

 

  • Możliwość rejestracji tzw. wrzutek

 

Idealna organizacja czasu pracy nie istnieje – zawsze znajdzie się coś co zakłóci nasz rytm pracy. Warto aby time tracker miał możliwość rejestrowania takich wrzutek – telefonów od klienta, zadań do wykonania na wczoraj, nieplanowanych spotkań. W WorkTime każda wrzutka jest rejestrowana dwoma kliknięciami, opis danej pracy możesz uzupełnić później. Również telefony od klientów możesz zarejestrować w aplikacji do mierzenia czasu i przypisać je do klienta. 

 

  • Wykaz godzin

Idealna organizacja czasu pracy nie istnieje – zawsze znajdzie się coś co zakłóci nasz rytm pracy. Warto aby time tracker miał możliwość rejestrowania takich wrzutek – telefonów od klienta,

 

 

  • Budżetowanie czasu

 

Niewątpliwą zaletą time trackera jest możliwość budżetowania czasu na konkretne zadania.  W WorkTime czas możesz zabudżetować na własne zadania – dzięki czemu masz kontrolę nad tym czy nie przeciągasz zbyt długo danych czynności  lub czy stosownie wyceniłeś pracę w stosunku do zaangażowania jakiego ona wymaga. Możesz także zabudżetować czas na delegowane współpracownikowi zadanie, dzięki czemu dajesz mu klarowną informację o tym ile czasu powinna zająć dana czynność.

 

 

  • Aplikacja dostępna online/ offline

 

W dzisiejszych czasach to podstawa. Co w sytuacji jeśli w Twoim biurze padnie sieć i nie będziesz mieć dostępu do Internetu? Albo będziesz pracować w czasie podróży pociągiem, w którym nie ma WiFi? Ważne, aby time tracker mógł działać zarówno w trybie online jak i offlne. Tak jak działa WorkTime.

 

  • Aplikacja mobilna

 

Pracownicy musza mieć pełną mobilność w kwestii rejestracji czasu pracy, jeśli idą na spotkanie powinni mieć możliwość uruchomienia time trakera na telefonie, po to aby nie zmuszać ich do uzupełniania danych po powrocie do biurka. To tworzy jedynie niepotrzebne, dodatkowe obowiązki. Aplikacja mobilna WorkTime jest dostępna zarówno na telefony z  systemem Android jak i iOS.

 

  • Możliwość zarządzania zadaniami 

 

Program do mierzenia czasu pracy powinien zawierać elementy zarządzania projektami, tak, abyś nie musiał korzystać z kolejnych, dodatkowych programów do organizacji pracy w swojej firmie. W WorkTime możesz ustalać zadania dla siebie lub innych, możesz delegować je na konkretne osoby lub zespoły. Każde zadanie określa status i priorytet. Wszystko możesz zapisać w wygodnym kalendarzu lub na tablicy Kanban. W każdej chwili możesz rozpocząć też pracę i rejestrować jej czas bez konieczności tworzenia zadania. 

 

  • Kompletny system rozlliczeń i fakturowanie

 

Time tracker, oprócz funkcji do mierzenia czasu pracy, powinien mieć również rozbudowany system rozliczeń. Klienci oczekują często różnych form rozliczeń np. ryczałty na projekt, ryczałty miesięczne,  stawki godzinowe, dlatego ważne jest, by nasz program uwzględniał takie możliwości.  Przydatną funkcją jest też możliwość wystawiania faktur. Dzięki temu nie musimy korzystać z dodatkowych programów, mamy bowiem wszystko w jednym miejscu. z

 

  • Elastyczność, rozwój

 

Zastanów się czy wybrany przez Ciebie stoper do mierzenia czasu pracy będzie sprzyjał Twojemu rozwojowi i czy sam będzie się rozwijał? To częsta pułapka osób decydujących się na stworzenie własnego oprogramowania dedykowanego firmie – takie rozwiązanie jest dość drogie i nie rozwijane szybko zaczyna odstawać od konkurencyjnych rozwiązań na rynku timetrackingu. Inwestując w WorkTime masz pewność, że platforma jest stale rozwijana, wciąż dodajemy i ulepszamy funkcjonalności programu a w razie jakiejkolwiek awarii – masz spokojną głowę – my się wszystkim zajmiemy.

 

Podsumowując

 

Warto przyjrzeć się dostępnym na rynku time trackerom i sprawdzić, które z nich oferują wyżej wymienione funkcje: rejestrację pracy w czasie rzeczywistym, prostą obsługę, analitykę i raporty, budżetowanie czasu, możliwość zarządzania zadaniami i rejestrowania tzw. wrzutek, a także kompletny system rozliczeń i fakturowanie. Ważne jest także aby program do rejestracji czasu pracy posiadał aplikację mobilną, działał zarówno w trybie online jak i offline a także był elastyczny i przygotowany na ciągłe zmiany na rynku. Pamiętaj, że mierzenie i zapisywanie czasu pracy powinno być tak proste jak to tylko możliwe [zobacz demo naszej aplikacji]. Jeśli chcesz sprawdzić jak działa time tracker spełniający wszystkie te wymogi a także wiele, wiele więcej – nie czekaj dłużej – zarejestruj się i wypróbuj nasz time tracker zupełnie za darmo przez 14 dni.

 

 

 

Zamknij X

Przeglądanie stron oznacza, że wyrażasz zgodę na postanowienia zawarte w Polityce prywatności WorkTime Expert (cookies i inne).

Proszę czekać ...