10 sposobów na zwiększenie efektywności w pracy

[Zaktualizowano: 25.02.2020]

Czy wiesz, że średnio Polacy spędzają w pracy blisko 2 tysiące godzin w ciągu roku? Co ciekawe według najnowszych badań  przeciętny pracownik biurowy jest produktywny w ciągu dnia średnio przez 2 godziny 53 minuty. To mniej niż 1/3 czasu jaki każdego dnia spędza w biurze! Zaskoczony? Sprawdź co zrobić, aby czas spędzony w pracy – zarówno przez Ciebie jak i Twoich pracowników -  był efektywny. 

 

Czym jest efektywność?
Zabudżetuj czas na dane zadanie
Pracuj w blokach czasowych
Wyznaczaj priorytety
Sprawdzaj, ile czasu zajmują Ci zadania
Analizuj, optymalizuj
Wyznaczaj terminy
Skupiaj się na zadaniu
Pozbądź się rozpraszaczy
Zmień sposób myślenia
Odpocznij

 

Czym jest efektywność?

Efektywność stała się ostatnio popularnym tematem, szczególnie w kontekście pracy i zarządzania czasem. Ale zacznijmy od krótkiego wyjaśnienia czym właściwie jest efektywność. 

Na początek warto wspomnieć, że pojęcie efektywności wykorzystywane jest w różnych kontekstach. Nie ma jednej uniwersalnej definicji, która sprawdzi się w każdej dziedzinie. W tym artykule skupimy się jednak na efektywności pracy.

Pojęcie efektywności pracy pochodzi z dziedziny ekonomii. Założeniem jest jak najlepsze i najbardziej wydajne wykorzystanie czasu, który przeznaczamy na konkretne projekty czy czynności w celu osiągnięcia założonych celów. W efektywności nie chodzi o to, by pracować więcej, wręcz przeciwnie - chodzi o to, by w krótszym czasie zrobić więcej i lepiej, a zaoszczędzony czas wykorzystać w inny sposób. Taki model pracy przekłada się na zwiększenie zysków w firmie.

Przygotowaliśmy dla Ciebie 10 sprawdzonych porad jak zwiększyć efektywność w pracy.

 

• Zabudżetuj czas na dane zadanie

Oszacuj ile czasu zajmie Ci dane zadanie, weź pod uwagę bufor czasowy na nieprzewidziane zdarzenia i zaplanuj ten czas na wykonanie tego jednego zadania. Nie zajmuj się w tym czasie niczym innym. Dobry timetracker umożliwi Ci opcję budżetowania czasu i  zaplanowania zadania w kalendarzu,  tak aby współpracownicy widzieli, że jesteś zajęty i nie można Ci teraz przeszkadzać. Wszystkie te funkcje posiada aplikacja do mierzenia czasu pracy – WorkTime.

• Pracuj w blokach czasowych

Jeśli masz problem z utrzymaniem skupienia- pracuj w blokach czasowych. Wyznacz 0,5h intensywnego skupienia nad pracą i 5 minut przerwy. Po czterech takich rundach zrób sobie dłuższą przerwę. Pamiętaj, że nie da się pracować 8 godzin bez przerwy, to zmniejsza Twoją efektywność w pracy. 

• Wyznaczaj priorytety

Zanim przystąpisz do pracy i siądziesz do długiej listy zadań, określ priorytet na dany dzień i najlepiej od niego zacznij pracę. W WorkTime możesz określić statusy swoich zadań a także nadać im priorytety, określić deathline czy datę rozpoczęcia prac. Klarowna organizacja czasu pracy zwiększa Twoją  efektywność.

• Sprawdzaj, ile czasu zajmują Ci zadania

Rejestracja czasu pracy  nie tylko pokaże ile  zajmują Ci poszczególne czynności, ale także pozwolą lepiej zaplanować kolejne zadania i monitorować postępy prac. Dzięki temu – następnym razem  będziesz wiedzieć jak wycenić projekt, bez zgadywania ile czasu zajmie Ci jego realizacja. Ważne, aby rejestracja czasu pracy odbywała się w czasie rzeczywistym – dzięki temu uzyskane dane są wiarygodne.

• Analizuj, optymalizuj

Gdy rejestrowanie czasu pracy wejdzie Ci w nawyk, a timetracker będzie pierwszym programem, który otwierasz po przyjściu do pracy, z pewnością będziesz mieć już wystarczająco dużo danych do tego by przeanalizować swój sposób pracy i wyciągnąć odpowiednie wnioski. WorkTime udostępnia swoim użytkownikom rozbudowaną analitykę, dzięki której możesz zoptymalizować pracę swoją lub swoich współpracowników, a tym samym podnieść efektywność w pracy.  Dzięki analizie danych możesz ocenić rentowość prowadzonych projektów, podjąć decyzję o zatrudnieniu nowego pracownika lub współpracy z podwykonawcą. Być może okaże się, że Twój czas w pracy jest nieefektywny, bo zajmujesz się zadaniami, które mógłbyś delegować innej osobie, albo, że pracownicy mogliby być bardziej efektywni, gdyby nie brali udziału w tylu rozpraszających spotkaniach.  Optymalizacja czasu pracy ma ogromny wpływ na efektywność – w końcu nie każdy kto spędza w biurze 10h dziennie faktycznie jest efektywny. Opieranie się na faktach da Ci spokój i świadomość kontroli nad tym co dzieje się w Twojej firmie czy pracy.

• Wyznaczaj terminy

Gdy pracujesz nad większym projektem, masz dłuższy termin na jego wykonanie. To nie znaczy, że masz wszystko zostawiać na ostatnią chwilę. Podziel projekt na mniejsze etapy, rozplanuj pracę, wyznaczając sobie krótsze terminy na poszczególne zadania. Dzięki WorkTime możesz zapanować nad planowaniem całego projektu – możesz ustalić datę rozpoczęcia, deathline, priortytet i status każdego zadania. Możesz je także delegować a także określić w kalendarzu dla współpracowników, że jesteś zajęty i pracujesz nad czymś ważnym. Sprawdzaj czasowo, czy pracujesz według planu. Dobra organizacja czasu sprzyja efektywności w pracy.

• Skupiaj się na zadaniu

Wykonuj jedną czynność na raz. Wtedy wszystkie Twoje myśli krążą wokół niej, dzięki temu szybciej się uporasz z tym zadaniem i przejdziesz do następnego.  Uwierz – multitasking to mit, a każda próba podejmowani kilku zadań jednocześnie powoduje zmęczenie i  obniża naszą efektywność. Myślenie, że trzeba robić kilka rzeczy naraz -  wtedy praca idzie szybciej, jest złudne. Z resztą, jak sprawdzić, ile czasu zajmuje  Ci jedna czynność, skoro robisz 3 na raz?

• Pozbądź się rozpraszaczy 

Gdy pracujesz, jeśli to możliwe wyłącz dźwięk w telefonie i  pozbądź się powiadomień z mediów społecznościowych, które nieustannie walczą o naszą uwagę. Nie znaczy to, że przez cały czas w pracy musisz  być oderwany od komunikatorów. Możesz sprawdzać pocztę czy social media w trakcie przerw między blokami czasowymi przeznaczonymi na pracę. Jeśli Twoja praca wymaga dostępności pod telefonem zainwestuj w timetracker, który mierzy także czas trwania rozmów. W WorkTime rozmowy telefoniczne możesz rejestrować dosłownie jednym kliknięciem i oznaczyć je jako służbowe (wtedy ich czas jest rejestrowany, a rozmowę możesz przypisać do klienta i projektu) lub prywatne – wtedy czas rozmowy nie jest nigdzie rejestrowany. Wyeliminowanie rozpraszaczy pozwoli Ci się skupić i w efekcie podnieść efektywność w pracy 

• Zmień  sposób myślenia

To nie liczba godzin spędzonych za biurkiem jest istotna, ale czas, w którym faktycznie pracujesz na najwyższych obrotach. Pamiętaj, że człowiek nie spędza 8h na intensywnej pracy, ale poświęca na nią znacznie mniej czasu – warto być tego świadomym i nie marnować czasu, który jest naszym nieodnawialnym zasobem. Nie stresuj się tym, że nie rejestrujesz każdego dnia pełnych ośmiu godzin pracy nad projektem, ważna jest Twoja efektywność nie czas spędzony przy biurku.

• Odpocznij

W ferworze pracy łatwo zapomnieć o tym, że nasze podstawowe narzędzie pracy – my sami – potrzebujemy „naładowania akumulatorów”. Długa praca bez odpoczynku przyczynia się do obniżenia efektywności i w konsekwencji spędzania za biurkiem jeszcze większej ilości czasu – czego przecież nie chcemy. Regularna rejestracja czasu pracy pozwala nam ocenić czy nie spędzamy w pracy zbyt dużo czasu nie dając sobie przyzwolenia na odpoczynek. Jeśli w raporcie czasu pracy swoim lub swojego pracownika, widzisz prace rejestrowane przez cały tydzień – to znak, że musisz coś tym zrobić. Inaczej zwiększasz szanse na spadek efektywności swojej lub swojego zespołu.

 

Podsumowując – jeśli chcesz podnieść efektywność swoją lub swoich pracowników – zadbaj o dobrą organizację czasu pracy:  

• budżetuj czas na wykonanie poszczególnych zadań
• pracuj w blokach czasowych 
• wyznaczaj priorytety
• rejestruj rzeczywisty  czas pracy
• optymalizuj swoje działania
• wyznaczaj terminy i statusy swoich zadań
• skupiaj się na jednej czynności
• pozbądź się rozpraszaczy
• przywyknij do myśli, że nikt nie jest efektywny przez 8 godznn dziennie
• nie zapominaj o odpoczynku
  
  

Przekonaj się jak WorkTime może podnieś efektywność Twoją lub Twojego zespołu. Zarejestruj się za darmo i sprawdź jak program do rejestracji czasu pracy WorkTime – ulepszy Twój sposób pracy. Wszystkiego efektywnego!