Jak zmotywować współpracowników do mierzenia czasu?

Chcąc zoptymalizować działania w firmie, podnieść efektywność i usprawnić procesy postanawiasz wprowadzić rejestrację czasu pracy.  Sen z powiek spędza Ci jednak jedno pytanie – jak zmotywować zespół do mierzenia czasu pracy?

Przede wszystkim spraw, aby współpracownicy odczuli, że mierzenie czasu jest ważną kwestią, wręcz jednym z ich najważniejszych obowiązków. Jak się do tego zabrać? Samo namawianie nie wystarczy. Najpierw trzeba zrozumieć sposób patrzenia ludzi z zespołu na nowość, którą wprowadzasz.

 

 Dlaczego pracownicy mogą czuć opór przed mierzeniem czasu wykonywanych działań?

• Spraw, aby współpracownicy zaufali Twoim intencjom
• Wytłumacz cel ich nowego obowiązku
• Uprość jak najbatdziej proces mierzenia czasu pracy
• Zorganizuj krótkie szkolenie
• Ustal jednolite nazwy dla projektów i czynności

 

Dlaczego pracownicy mogą czuć opór przed mierzeniem czasu wykonywanych działań?

Przede wszystkim jest to dla nich nowe zadanie. Niestety każda zmiana, nawet gdy w przyszłości okaże się korzystna, na początku będzie budzić obawy, czy nawet niechęć. Nie ma się co dziwić. Chcesz przecież dołożyć im nowy obowiązek i to nie jednorazowo, ale systematycznie, kilkanaście razy dzienne. Dlatego powinieneś wybrać aplikację, w której sam proces rejestracji czasu jest bardzo prosty i nie wymaga dużego zaangażowania z strony pracownika – takim programem bez wątpienia jest WorkTime.

Po drugie, pracownicy mogą odczuwać zadanie mierzenia czasu jako dodatkowe kontrolowanie ich pracy. Będą zastanawiać się, po co chcesz widzieć, co robią w każdej minucie. Poczują się oceniani i pod nadmiernym nadzorem. Musisz w jasny sposób zakomunikować, że timetracker nie jest narzędziem do kontroli, ale do optymalizacji. Wyznacz proste zasady mówiące o tym, że nikt nikogo nie będzie rozliczał z przerwy na obiad czy wyjścia do toalety. Warto określić sobie wewnątrz firmy pewne standardy np. jak to, że poranny rozruch nie powinien trwać dłużej niż 20 minut.

Weź pod uwagę, że w pracownikach pojawi się najzwyklejszy ludzki strach. Co zrobisz z otrzymanymi danymi? Będziesz porównywać pracowników, rozpowiadać kto co robi, ile czasu spędza na przerwie i czy naprawdę tyle potrzebował, aby odpowiadać na maile. Mogą odczuwać, że wymagasz od nich, aby byli w 100% wydajni. Daj im do zrozumienia, że praca na najwyższych obrotach przez 8 godzin dziennie jest po prostu niemożliwa.

 

Widzisz teraz, że to jak zmotywować pracowników do mierzenia czasu jest jednym z kluczowych działań, aby Twoje przedsięwzięcie odniosło zakładany rezultat. Mówiąc krótko – pracownicy powinni odczuć jego potrzebę, jak poranną kawę, bez której nie wyobrażają sobie poranka. Co więc zrobić, jak zmotywować pracowników do mierzenia czasu, aby stało się to ich nawykiem?

 

Spraw, aby pracownicy zaufali Twoim intencjom.

Nawet ci z pracowników, którzy wpierw chętnie przystali na wprowadzenie tej zasady, mogą mieć teraz obawy. Czy chcesz ich bardziej kontrolować? Czy już nie będą mieli przerwy na posiłek? Być może Twoje nowe zadanie sprawi, że niektórzy z pracowników zostaną zwolnieni? Każda zmiana budzi obawy, a tym bardziej, jeśli chodzi o stabilność zatrudnienia. Pracownicy przejęci niewiadomą przyszłością będą mniej skupieni na swojej pracy, a przecież nie taki jest Twój cel.

Postaraj się zapewnić swoich pracowników, że wprowadzenie mierzenia czasu pracy nie ma na celu większej ich kontroli, a zoptymalizowanie procesów.

Zaufanie pracowników sprawi, że dane przez nich wykazywane będą bardziej wiarygodne. Działając dla wspólnego poprawienia zysku w firmie, będą bardziej chętni do podejmowania proponowanych przez Ciebie działań.

 

Wytłumacz pracownikom cel ich nowego obowiązku.

Mierzenie czasu to dodatkowa czynność, która pojawi się w zadaniach każdego z Twoich pracowników. Mogą zastanawiać się, czy przez to ich praca nie stanie się wolniejsza. Przecież trzeba nieustannie monitorować, ile czasu każda czynność zajęła a oprócz tego wykonywać swoje zadania.

Pokaż pracownikom dalsze etapy procesu mierzenia czasu, pokaż, że z odpowiednim programem jest to naprawdę proste. Przełóż to na rozłożenie projektów w czasie, inny podział zadań dla zespołów. Efektywniejsza praca wiąże się też z mniejszym stresem i niepokojem dotrzymania terminów. Dzięki temu nie będzie już potrzeby zostawania w pracy po godzinach, dopinania projektów na ostatnią chwilę. W dłuższej perspektywie przełoży się to też na większe zyski, a co za tym idzie – nagrody, a może nawet i podwyżki.

 

Uprość jak najbardziej proces mierzenia czasu pracy.

Wiadome jest, że im coś trudniejszego, tym ludzie są mniej chętni do wykonywania danej czynności. Postaraj się, żeby pracownicy mogli zainstalować aplikację do mierzenia czasu w komputerze, telefonie. Kieruj się zasadą: zawsze pod ręką i na widoku. Jeśli pracownik zapomni zarejestrować jakąś czynność w konkretnym czasie, daj mu możliwość odnotowania jej z opóźnieniem.  Program do mierzenia czasu pracy WorkTime posiada taką możliwość edycji i dodawania wcześniejszych prac, wytłumacz to pracownikom, ale namawiaj do rejestracji pracy w czasie rzeczywistym. Pamiętaj, że nie ma nic gorszego niż pracownik ogarnięty paniką, że zapomniał wprowadzić jednego ze swoich zadań do aplikacji.