Jak oszacować czas trwania projektu?

Właśnie podpisałeś umowę na realizację nowego projektu. Myślami już rozpoczynasz w firmie nowy, wielki i wspaniały projekt i oczami wyobraźni widzisz zadowolonego klienta. W końcu zadowolony klient – to zadowolony przedsiębiorca. Ale czy zawsze tak jest? Okazuje się, że nie – zdarza się, że projekt nie zostaje ukończony w zakładanym terminie, a przedsiębiorca w konsekwencji jeszcze dopłacił  do całego przedsięwzięcia zamiast liczyć zyski. Wtedy nasza relacja zmienia się na: niezadowolony klient – sfrustrowany przedsiębiorca.  Jak zapobiec takiemu obrotowi sprawy? Oczywiście nie masz wpływu na wszystkie czynniki, które mogą spowodować przesunięcie terminu zakończenia prac, ale możesz zrobić jeden najistotniejszy krok -   realnie oszacować czas trwania planowanego  projektu.

Dlaczego powinieneś szacować czas trwania projektu?

Nadszedł czas na zaplanowanie prac nad projektem. Rozpisujesz dokładny plan na zadania dzieląc je na poszczególnych pracowników. Określasz kamienie milowe i potrzebne do zrealizowania projektu zasoby. Na tym etapie warto określić czas trwania każdego z etapów, a nawet poszczególnych prac. Na pierwszy rzut oka, może Ci się wydawać, że szacowanie czasu trwania poszczególnych działań jest marnotrawieniem czasu, ale w praktyce jest wręcz przeciwnie -  każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić 10 minut pracy!
Szacując czas trwania projektu, zapobiegniesz:

  • opóźnieniu w terminowej realizacji projektu,
  • chaotycznych działań,
  • nieoczekiwanych zmian,
  • nierównomiernie rozłożonej pracy na poszczególne dni i członków zespołu,
  • wykonywania zadań na  ostatnią chwilę,
  • błędów merytorycznych wynikających z pośpiechu

Najważniejsze jest jednak to, że nieoszacowanie lub błędne oszacowanie może wiązać się dla Twojej firmy ze stratami finansowymi, utratą dobrego kontrahenta czy nadmiernym stresem rujnującym dobre stosunki w Twoim zespole.

 

 

Jak oszacować czas trwania projektu?

Po pierwsze  zbieraj dane!

Żeby móc oszacować czas pracy nad poszczególnym projektem czy zadaniem – musisz wiedzieć ile czasu wcześniej zajęło Ci wykonanie podobnej czynności. Dlatego ważne jest to, aby rejestrować swój czas pracy. Dzięki temu z łatwością ocenisz ile czasu Twój zespół (lub poszczególni pracownicy) poświęcili na wykonanie podobnego projektu.

 

Podziel projekt na etapy, wyszczególniając potrzeby i możliwości.

Zanim zajmiesz się szacowaniem czasu, określ dokładny plan działań. Wypunktuj wszystkie etapy i poszczególne działania. Weź pod uwagę ilość osób, które będą zaangażowane w każde zadanie – korzystając z aplikacji WorkTime jeszcze przed rozdzieleniem zadań na poszczególnych pracowników możesz określić ich obłożenie pracą i czy będą w stanie pomóc w realizacji nowego projektu. Jeśli będzie taka potrzeba zastanów się nad potencjalnym podwykonawcą. Poproś go zawczasu o niezbędne dane do oszacowania czasu Twojego projektu.
Oszacowanie czasu trwania pojedynczych działań.
Oszacuj czas trwania najbardziej szczegółowych zadań. Wtedy poznasz czas trwania każdego z etapów. Nie rób tego odwrotnie. Na pierwszy rzut oka, na jeden etap, miesiąc może wydawać się wręcz zbyt długim okresem. Jednak gdy przyjrzysz się poszczególnym zadaniom może się okazać, że czasu jest w sam raz bądź za mało.
Niektóre z działań możesz oszacować z większą dokładnością, w przypadku innych jest to trudniejsze. Pamiętaj o zachowaniu marginesu bezpieczeństwa i buforach czasowych na nieprzewidziane sytuacje np. chorobę pracownika.

Przygotowanie wersji awaryjnej

Twój plan jest już prawie gotowy. Projekt został oszacowany w czasie na podstawie rzetelnie zebranych przez Ciebie danych. Może się jednak zdarzyć, że z powodów niezależnych od Ciebie, jeden z etapów przesunie się w czasie. Teraz kiedy wszystko jest jeszcze w fazie planowania, przyjrzyj się, w których punktach istnieje największe ryzyko przesunięcia. Bądź uważny przy działaniach niezależnych od Ciebie jak na przykład zewnętrzny kontrahent.

Sprawdzaj poprawność szacowania czasu trwania po każdym etapie

Oszacowanie czasu trwania projektu nie jest czymś co się zrobi raz na zawsze. Te dane są dynamiczne. Zależą od zmiennych takich jak wydajność Twoja i osób zajmujących się projektem. Każda zmiana osoby lub firmy wykonującej dany etap powinna wiązać się od razu z przeszacowaniem czasu projektu. Jeśli widzisz, że projekt ma szanse opóźnić się poinformuj zawczasu o tym klienta.
Gdy po kilku etapach zobaczysz, że czas jest niedoszacowany lub przeszacowany, zmniejsz wielkość odchyleń. Miej na uwadze, żeby potem wyniki nie przesunęły się na drugą stronę.

Co zrobić, żeby szacowany czas trwania projektu był najbliższy rzeczywistości?

Staraj się analizować wszystkie projekty wypisywać czynniki, które wpływają na ich realizacje, przeszkody, których konsekwencją były lub mogły być opóźnienia, a przede wszystkim – rejestrować czas pracy poświęcony na dany projekt. Możesz to robić w programie WorkTime, dzięki czemu będziesz mógł zobaczyć ile czasu realnie poświęcasz na dane zadania, i ile faktycznie czasu trwa wykonanie podobnego projektu przez Twój zespół.
Żeby dane z szacowania czasu trwania projektu były jak najbliższe rzeczywistości, trzeba wcześniej przeanalizować kilka lub kilkanaście podobnych projektów. Porównaj etapy i ilość osób zaangażowanych w dane działanie. Jak najwięcej danych powinno być zgodnych. Zmiana choćby jednego czynnika może zaważyć na zmianie całego szacowania czasu.
Pamiętaj, że podobne działania w dwóch różnych projektach mogą być na różnych etapach pracy. Dlatego też nie porównuj całego ciągu, ale patrz osobno na każdy z etapów.

Lepiej nie doszacować czy przeszacować czas trwania projektu?

Oczywiście najlepiej byłoby, gdy udało się planować zadania w danym przedziale czasowym i w nim byłyby one realizowane. Dobrze jednak wiesz, że projekty mają to do siebie, że się zmieniają.
W czasie realizacji projektu może się okazać, że pojawiła się zmiana koncepcji czy nieprzewidziane trudności z podwykonawcami. Nie są to kwestie zależne od Ciebie, ale opóźniają realizację projektu i warto uwzględnić je przy szacowaniu czasu projektu.
Podsumowując, lepiej przeszacować niż nie doszacować i tracić potem więcej czasu na tłumaczenie się z niewywiązania się z terminów.

Co zrobić, gdy termin realizacji projektu został Ci odgórnie narzucony?

Dla jednego to może być wersja optymistyczna, bo nie będzie rozwlekał zadań, a znając konkretny termin, będzie czuł się zmotywowany.
Dla większości jednak termin podany z góry jest utrudnieniem. Co w takiej sytuacji więc zrobić?
Zaplanowałeś wszystkie etapy, rozpisałeś w czasie. Może tak być, że zmieścisz się w terminie. Tak byłoby idealnie. Jeśli jednak okaże się, że przekroczysz termin, usiądź do analizy etapów jeszcze raz.
Prześledź, czy wszystkie działania są niezbędne. Niektóre z działań może jesteś w stanie oddelegować, inne pominąć. Miej na uwadze główną ideę projektu, a dostosowuj detale.

Podsumowując, gdy rozważasz, jak oszacować czas trwania projektu weź pod uwagę te najważniejsze działania:

  • zbieraj dane – rejestruj czas poświęcony na pracę,
  • przeznaczając czas na szacowanie, wbrew pozorom mnie ryzykujesz,
  • porównuj dane z zestawieniami poprzednich działań, analizuj z zespołem, szukaj potwierdzeń,
  • uwzględniaj margines bezpieczeństwa i sytuacje, których nie da się przewidzieć,
  • na każdym etapie badaj poprawność szacowania i dostosowuj do bieżącej sytuacji.

 

Zgadzam się

Pod poniższym linkiem przedstawiamy naszą politykę prywatności, w której znajdują się informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych po 25 maja 2018 r. oraz informacja o zastosowanych technologiach (np.: plikach cookie). Akceptacja polityki oznacza, że wyrażasz zgodę na postanowienia zawarte w Polityce prywatności WorkTime. 

Proszę czekać ...