Jak mieć większą kontrolę nad swoją kancelarią prawną?

W natłoku codziennych spraw związanych z prowadzeniem kancelarii, pilnowaniem terminów prowadzonych spraw i permanentnym brakiem czasu, dość trudno wygospodarować chwilę, by spojrzeć na swoje przedsiębiorstwo z "lotu ptaka" -  podsumować działania, ocenić, które z nich w perspektywie czasu okazały się rozwijające dla kancelarii, a które choć początkowo wydawały się obiecujące – nie przyniosły zamierzonych rezultatów. Dotyczy to zarówno doboru klientów, działań marketingowych czy wewnętrznych, które angażują zasoby kancelarii – finansowe czy też ludzkie. Niejednokrotnie kancelarie prawne korzystają z programu do mierzenia czasu pracy, ale wykorzystują go jedynie na potrzeby rozliczeń z klientami, zamiast pójść o krok dalej i pomiar czasu pracy zamienić na jedną z najważniejszych cech mających wpływ na rozwój kancelarii.

Zdarza się też tak, że mimo systematycznej obserwacji działań, tworzenia planów rozwoju – kancelaria nie osiąga sukcesów biznesowych na jakie faktycznie ją stać. Dlaczego tak się dzieje? Jednym z powodów może być podejmowanie decyzji biznesowych na podstawie niekompletnych danych lub co gorsza na podstawie „widzimisię” decydenta. Mimo dobrej woli osoby zarządzającej decyzje podejmowane bez solidnych danych mogą być zgubne dla kancelarii. Co więc robić, aby mieć większą kontrolę nad swoją kancelarią prawną?

 

Zbieraj dane

Wyeliminuj nierentowne działania

 

Zbieraj dane 

Nie bez powodu zainteresowanie big data z roku na rok rośnie coraz bardziej. Dziś trudno wskazać branżę, w której gromadzenie i analizowanie danych nie wpływa na rozwój danego sektora.  Dlaczego nie wykorzystać tego trendu do zbudowania solidnego systemu zarządzania kancelarią, a tym samym  wypracować stabilną pozycję na rynku?  Dziś to właśnie informacja i jej umiejętne wykorzystanie buduje biznesową przewagę. Warto zatem zbierać dane, analizować je i wyciągać wnioski, a jak powiedział Peter Drucker: „Nie można zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć". Trudno zatem efektywnie zarządzać firmą nie posiadając rzetelnych informacji na temat jej funkcjonowania. 

Jak zbierać dane?

Najlepszym, a zarazem najmniej angażującym sposobem na zebranie rzetelnych danych dotyczących zarządzania kancelarią jest mierzenie czasu pracy. Jednak uwaga! Ważne, aby aplikacja do mierzenia czasu pracy, z której korzysta kancelaria miała rozbudowany system analityki – m.in.: możliwość rozliczania czasu pracy zarówno po stronie kosztów jak i przychodów czy perspektywę przedstawienia skomplikowanych danych w przyjaznej formie graficznej, tak jak umożliwia to aplikacja WorkTime. Trzeba przy tym pamiętać, że gromadzenie danych, z których mamy wyciągnąć obiektywne wnioski musi trwać odpowiednio długo. Nie można wysuwać daleko idących wniosków bazując jedynie na danych zgromadzonych przez tydzień czy dwa. Zazwyczaj pierwsze efekty „współpracy”  firmy z programem do liczenia czasu pracy można zaobserwować po 14 dniach rzetelnego korzystania z aplikacji, dlatego też dajemy klientom 14-dniowy okres próbny, w którym mogą wykorzystać pełnię możliwości naszego systemu ewidencji czasu pracy.

Dane = większa kontrola = optymalizacja = zwiększenie zysków

WorkTime nie jest zwykłym programem do mierzenia czasu pracy. To narzędzie, które pozwala na optymalizację działań przedsiębiorstwa prowadzące do zwiększenia zysków. Tworząc ten system ewidencji czasu pracy przyświecały nam wartości bliskie filozofii lean managment, zakładające m. in.:  eliminację marnotrawstw, które jak się okazuje wcale nie muszą być przestojami na taśmie w firmie produkcyjnej. Marnotrawstwa to także szereg zachowań mających miejsce w pracy biurowej. Dajmy na to spotkania wewnętrzne, kontakt z podwykonawcami czy prace administracyjne, które choć relatywnie zajmują niewiele czasu, w skali miesiąca dają efekt kilku lub kilkunastu godzin, które przekładają się na konkretne pieniądze dla kancelarii.

Wyeliminuj nierentowne działania  

Dzięki mierzeniu czasu pracy znasz dokładnie koszty prowadzonych przez Ciebie spraw, niezależnie od tego, ile osób pracuje nad taką sprawą i ile kancelarię kosztuje ich praca (nawet gdy zaangażowane osoby pracują na różnych stawkach godzinowych), do tego koszty dodatkowe oraz czas na czynności administracyjne wobec danego klienta, nierzadko także rozmowy telefoniczne, które z krótkiego pytania przeciągają się w regularną konsultację. Dopiero suma tych czynności pokazuje ile tak naprawdę kosztuje kancelarię praca dla danego klienta. Nie jesteś w stanie tego rzetelnie określić bez programu do obliczania czasu pracy. Dopiero regularna rejestracja czasu pracy i analiza danych zgromadzonych przez elektroniczny program do mierzenia czasu pracy są w stanie pokazać czy obsługa Twoich klientów przynosi oczekiwany zwrot z inwestycji. 

Jedna zmiana – 25% wzrostu 

Jeśli mówimy już o pomiarze czasu pracy i idących za tym korzyściach, warto wspomnieć, że rejestracja czasu pracy w czasie rzeczywistym zwiększa ilość zmierzonego, a co za tym idzie zafakturowanego czasu pracy nawet o 25% w porównaniu do wtórnej rejestracji czyli zapisywania przepracowanego czasu w Excelu czy uzupełniania timesheetów pod koniec dnia czy tygodnia. Warto wziąć tę informację pod uwagę jeśli zależy nam na rozwoju kancelarii i zwiększeniu jej zysków. 

Wiesz, jak jest naprawdę

Rejestrowanie czasu pracy jest ogromnie przydatne nie tylko na potrzeby rozliczeń z klientami, ale też dla ustrukturyzowania i optymalizacji procesów wewnętrznych w kancelarii. Aby efektywnie prowadzić firmę wcale nie potrzebujesz drogiego programu do zarządzania kancelarią – potrzebujesz danych, które pozwolą Ci wprowadzać ciągłe ulepszenia.  Korzystając z programu do mierzenia czasu masz pełną kontrolę nad tym:

  • co dzieje się aktualnie w firmie – jakie projekty są w toku, a które już się zakończyły,
  • jakie jest faktyczne obłożenie pracą wśród Twoich współpracowników,
  • którzy klienci są dla Ciebie najbardziej zyskowni,
  • które procesy zachodzące w firmie można ulepszyć lub całkowicie wyeliminować,
  • które działania pochłaniają Ci zbyt dużo czasu.

Jak widać to zdecydowanie więcej niż tylko ewidencja czasu pracy prowadzona na potrzeby księgowości. Korzystając z WorkTime Twoja kancelaria usprawni pracę z klientami dzięki przejrzystym rozliczeniom, raportowaniu czy fakturowaniu, a także pomoże Twojej kancelarii osiągnąć jeszcze większe zyski. 

 

 

Zamknij X

Przeglądanie stron oznacza, że wyrażasz zgodę na postanowienia zawarte w Polityce prywatności WorkTime (cookies i inne).

Proszę czekać ...