Ewidencja czasu pracy – kiedy jest konieczna? 


Ewidencja czasu pracy należy do obowiązku każdego pracodawcy
bez względu na to ile osób zatrudnia pracodawca.  Nawet w sytuacji gdy zatrudnia on  jedną osobę ciąży na nim obowiązek ewidencji czasu i prowadzenia indywidualnej, imiennej ewidencji czasu pracy dla danego pracownika. Zgodnie z art. 149 Kodeksu Pracy ewidencja czasu pracy jest wymagana do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. 

Początek roku 2019 przyniósł zmiany w obszarze dokumentacji ewidencji czasu pracy. Według  Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dn. 10 grudnia 2018r., ewidencja czasu pracy  powinna zawierać m.in.:

  • Liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • Liczbę godzin przepracowanych nocą
  • Liczbę godzin nadliczbowych
  • Wykaz dni wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia
  • Liczbę godzin dyżuru (jeśli pracownik taki pełni) wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia tego dyżuru
  • Miejsce pełnienia dyżuru
  • Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
  • Wymiar usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
  • W przypadku młodocianych pracowników  czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego 

W obecnej formie ewidencja czasu pracy może wydawać się kłopotliwa ze względu na konieczność ewidencjonowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, tym bardziej, że firma ma obowiązek przechowywać takie dane przez min. 10 lat, a nie jak było do tej pory przez 3lata.  Takie posunięcie ma na celu ułatwienie weryfikacji przez Państwową Inspekcję Pracy czy dana firma przestrzega przepisów prawa dotyczących nadgodzin czy dobowego odpoczynku.

Dobra wiadomość jest taka, że mimo braku regulacji prawnych dotyczących prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, Państwowa Inspekcja Pracy na swojej stronie wprost mówi, że dowodem na liczbę przepracowanych godzin może być elektroniczny system rejestracji czasu pracy. Warto aby taki system dawał możliwość wydruku raportu przepracowanych godzin, który może zostać poświadczony podpisem pracownika.

 

Elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek pracowników kadr.

Dzięki automatyzacji zmniejsza się też ryzyko popełnienia błędu, co nie rzadko zdarza się podczas ręcznej ewidencji czasu pracy. Ponadto dzięki elektronicznej ewidencji czasu  pracy w takim programie jak WorkTime – można uzyskać na bieżąco dostęp do wszystkich danych, które można w łatwy sposób wydrukować w formie raportu z interesującego nas okresu czasu 
i przedstawić w razie kontroli PIP.  

WorkTime dzięki codziennej rejestracji czasu na bieżąco przez pracowników pozwala na realną, prawdziwą rejestrację czasu i przede wszystkim ułatwia zadanie działom kadr. Warto wspomnieć o tym, że za  nieprowadzenie ewidencji lub prowadzenie jej w sposób nieprawidłowy  PIP może wystawić pracodawcy mandat w wysokości 2 tys. zł, grzywnę w wysokości 5 tys. zł, a w szczególnych przypadkach  może wystąpić do sądu o nałożenie kary w wysokości 30 tys. Zł.

Ponadto fałszywa ewidencja czasu pracy  naraża przedsiębiorcę na pociągnięcie do odpowiedzialności karnej (przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów i poświadczenie nieprawdy) co w Polsce grozi karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5lat.

Nie warto więc ryzykować, ale zadbać o właściwą ewidencję czasu pracy i spać spokojnie. Możesz to zrobić dzięki systemowi WorkTime – zarejestruj się i wypróbuj przez 30 dni za darmo.

 

 

Zamknij X

Przeglądanie stron oznacza, że wyrażasz zgodę na postanowienia zawarte w Polityce prywatności WorkTime (cookies i inne).

Proszę czekać ...