Zysk - krytyczny kat

Prowadzisz własną firmę lub jesteś siepaczem - managerem, który ma za zadanie generować zyski stojąc na czele zespołu. Mówiąc o zysku mówimy najczęściej o pieniądzach, które są wynikiem udanych inwestycji krótko lub długoterminowych. Zysk to prosty wynik matematyczny -  nadwyżka przychodów nad kosztami. 

Artykuł ten jest kontynuacją dwóch poprzednich:

• Cywilizacja w firmie - odzyskanie kontroli
• Jak feniks z popiołów

Inaczej wypracowujemy zyski w firmie coachingowo-szkoleniowej, inaczej w start - upie, inaczej w firmie produkcyjnej. Wiemy też, że sposoby wytwarzania zysków związane są ze specyfiką firmy i rodzajem świadczonych usług. Ale mechanizm napędowy zysku jest zawsze oparty o 3 niezmienne elementy: inwestycję pieniędzy, inwestycję czasu i inwestycję ludzkiej energii. Podczas, gdy mechanizm pozostaje niezmienny, zmianie podlegają sposoby, adekwatnie do czasu i okoliczności, w  jakich znalazła się organizacja. Bo “jedyna pewna to zmiana”.

1. Zysk to wynik inwestycji
   1.1 Inwestuj w energię, czyli w odpowiednich ludzi
   1.2 Inwestuj pieniądze, bo pieniądz mnoży pieniądz
   1.3 Inwestuj w czas, bo czas to pieniądz
2. Generowanie i zwiększenie zysku od strony pracodawcy i od strony pracownika
   2.1 Zwiększenie zysków dzięki optymalizacji czasu pracy
   2.2 Efektywne zarządzanie firmą
   2.3 Efektywne zarządzanie czasem pracy pracowników
Podsumowanie

1. Zysk to wynik inwestycji

W przypowieści biblijnej o talentach sprawa miała się dosyć prosto. Mówiąc językiem współczesnym przedsiębiorca powierza trzem swoim pracownikom pieniądze, w odpowiedniej proporcji do ich zdolności. Dwóch z nich zaczyna obracać otrzymanymi pieniędzmi i udaje im się pomnożyć majątek właściciela. Trzeci zakopuje pieniądze w ziemi, żeby ich nie stracić i tym sposobem zamraża gotówkę. Po dłuższym czasie wraca właściciel i zaczyna rozliczać swoich pracowników. Dwóch z nich chwali się swoimi inwestycjami na dowód przedstawiając podwojone zyski. Trzeci - ten od zakopanych pieniędzy - zwraca je właścicielowi w pierwotnej kwocie i tłumaczy swoje zachowanie: "Panie, wiedziałem, żeś jest człowiek twardy: chcesz żąć tam, gdzie nie posiałeś, i zbierać tam, gdzieś nie rozsypał.” Reakcja właściciela jest adekwatna do wysiłku, jaki pracownicy włożyli w obrót pieniędzmi. Dwóch pierwszych zostało wynagrodzonych. Trzeci zaś “zły i gnuśny” ostro uświadomiony o stracie, jaka się przez niego dokonała. Na koniec przytaczam oryginalny wniosek:

“Każdemu [...], kto ma, będzie dodane, tak że nadmiar mieć będzie. Temu zaś, kto nie ma, zabiorą nawet to, co ma.”

Przypowieść uczy, że:

• Zysk to efekt konkretnej inwestycji, którą tworzą trzy elementy: inwestycja pieniędzy, inwestycja czasu i inwestycja ludzkiej energii (talenty, umiejętności, pomysły, kontakty, know-how)
• Wszystkie trzy elementy łączą się i wynikają z siebie nawzajem. Tworzą ciąg przyczynowo-skutkowy: pieniędzmi obracają ludzie w zaplanowanym czasie, angażując do tego określoną energię.

“Pracuj tak ciężko jak to możliwe, to zwiększa szanse na sukces. Jeśli inni pracują 40h w tygodniu, a ty 100 godzin w tygodniu to ty w 4 miesiące osiągniesz to, co innym zajmuje rok”. (Elon Musk) 

• Żeby coś osiągnąć po prostu trzeba pracować. Niezbędne są wysiłek, wytrwałość i pokora. Ich źródłem jest energia ludzi.

Przytoczona przypowieść opowiada także o zakopaniu pieniądza i biernej postawie pracownika, któremu ostrożnie zaufał pracodawca (w końcu dał mu tylko 1 talent). Chowanie pieniędzy do przysłowiowej skarpety nie generuje zysków. Jaka nauka z tego wypływa? 

1.1 Inwestuj w energię, czyli w odpowiednich ludzi

My ludzie działamy w ten sposób, że chcemy mieć pełną kieszeń, czuć sytość i względny dobrobyt jak najniższym kosztem własnym. Tacy po prostu jesteśmy. Wysiłek to dodatkowa energia potrzebna do myślenia i działania. Dlatego z punktu widzenia lidera czy właściciela firmy ważne jest zatrudnianie i inwestowanie w ludzi, którzy bardziej są skłonni do wysiłku niż do lenistwa. Mam na myśli mądrą i inteligentną współpracę z pracownikami, która rozpoczyna się w momencie przedstawienia im celu i sensu ich pracy - wysiłku (za który mają płacone) w czasie, jaki oferują swojemu pracodawcy, po wskazanie konkretnych korzyści (transparentność) dla nich i dla organizacji. W omawianym kontekście nie ma mowy o wyzysku pracownika.

Przypomina mi się historia sprzed miesiąca w jednej z firm (budżetówka), gdzie pod koniec miesiąca pracownicy zostali poinformowani o zyskach ze sprzedaży i o rankingu pracowników, którzy zajęli w nim topowe miejsca. Kierownik obiecał motywacyjne premie - (uwaga!) coś ponad 100 zł brutto. Trzecia osoba w rankingu najlepszego sprzedawcy miesiąca otrzymała 35 zł brutto. 

Przykład absurdalnej rzeczywistości, która pokazuje wyzysk i upokarzanie ludzi. To także przykład na ignorancję inwestycji w energię ludzi, choć wyzysk także może generować zyski. Stanowi jednak ryzyko w odniesieniu do inwestycji w ogóle (!). Organizacja, gdzie nie szanuje się energii pracowników jest jak UE - pracownicy będą czynić różne zabiegi, aby dokonać z niej jak najszybszego brexitu.

“żal mi było odchodzić, bo fajni ludzie. Ale mało płacili i szef też nie stawał na głowie, żeby mnie zatrzymać.”

Energia ludzka właściwie zarządzana zamienia się na zyski firmy (np.: pieniądze, bonusy, rozwój, prestige, siłę marki), bo jak wiadomo natura nie znosi próżni :).

Inwestycja w energię właściwych ludzi przekłada się na:

• większe zaangażowanie pracownika w pomnażanie dobra organizacji czy firmy,
• większy wysiłek: kreatywność, mrówczą pracę, rzetelność, 
• utożsamienia się pracownika z firmą, co przekłada się min.: na świadome budowanie marki firmy poprzez jednostkowe działanie (pracownik = firma)
• zrozumienie ze strony pracownika (jednakże czasowe), że w kryzysie trwamy i wypracowujemy minimalne zyski. Pamiętamy, że utraciliśmy dotychczasowy komfort - standard życia na wysokim poziomie. Jesteśmy zdeterminowani do wspólnego wysiłku - inwestujemy energię nakierowaną na rozwój firmy i zwiększenie zysków w czasie.

1.2 Inwestuj pieniądze, bo pieniądz mnoży pieniądz 

Można mieć wszystko. Ale nie wszystko na raz. Kiedy nie masz zysków po prostu najlepiej się zatrzymać, zamiast generować straty i przejadać w nieskończoność oszczędności. 

• Żeby inwestować i pomnażać pieniądze trzeba podstawy - jednego talentu jak w przypowieści. I należy puścić go w obieg. W praktyce oznacza to pomysł - indywidualny sposób firmy na to co i jak kupować oraz co i jak sprzedawać, aby mieć zysk.

W przypadku mojego podwórka inwestuję pieniądze w rozwój kompetencji, aby za chwilę zacząć ją sprzedawać w postaci szkoleń. Jeśli jedno szkolenie trenerskie kosztuje X to aby mieć zysk muszę zorganizować określoną ilość szkoleń, aby pokryć koszty: dokształcenia, reklamy i marketingu, kosztów przygotowawczych szkolenia itd. W ten sposób pieniądz robi pieniądz. Każda firma ma swój sposób na inwestycje pieniądza. 

Przemyślana inwestycja pieniędzy przynosi zysk.

Jeden z top managerów instytucji finansowej powiedział kiedyś, że szkolenia w których uczestniczył, były w większości bez sensu (!). Zapytany dlaczego tak uważa odpowiedział, że po prostu zdobyta w czasie szkolenia wiedza nie była przez niego wdrażana w praktyce.

To właśnie przykład chybionej inwestycji pieniądza w poszerzenie kompetencji managerskich. Nie przyniosła ona żadnego zysku (przypowieść - zakopany talent) ani dla instytucji, ani dla pracownika, ani dla ludzi z jego zespołu. Wiele firm inwestuje w ten sposób pieniądze, które nigdy się nie zwracają. Związane jest to z brakiem rozwiązań ewaluacyjnych i systemowych, które niestety prowadzą do strat.

1.3 Inwestuj w czas, bo czas to pieniądz

Można inwestować w czas i można inwestować w czasie. Sprzedajesz i obracasz tym co jest, co masz, co posiadasz w krótkim terminie. Zysk krótkoterminowy pozwala przeżyć i oszczędzać. Ten sam zysk pozwala inwestować długoterminowo. Jeśli nie inwestujesz - tracisz rozpęd i zaczynasz zostawać w tyle. Manufaktury, które pod koniec XIX wieku nie zaczęły inwestować w technikę, po prostu zniknęły.

Najlepsza metafora inwestycji długoterminowej jaka przychodzi mi do głowy to mądra inwestycja w wykształcenie dzieci - wiedzę i umiejętności. Inwestycja ta przyniesie zyski dopiero po latach. Ale przyniesie. W mojej branży inwestuję min.: w wiedzę i umiejętności - bo to stanowi podstawę egzystencji firmy EFROS. Moi Klienci inwestują np.:  w szkolenia pracowników i wsparcie coachinowe - bo to przynosi im zyski długoterminowe.

Mądre inwestycje długoterminowe wymagają przemyślanej wizji z uwzględnieniem nie tylko dobrze znanych ryzyk, ale jak pokazują doświadczenia całego świata “black swanów” czyli ryzyk trudnych do przewidzenia (jak ostatnia epidemia). Motto przewodnie takiej drogi jest znane - nadążaj za światem, bo świat na ciebie nie będzie czekał. Jednym słowem, jeśli chcesz być w grze i biegać po boisku, trzeba być w ciągłym treningu to po pierwsze, a po drugie wciąż trzeba utrzymywać formę - dzięki pracy trenerów, dietetyków, lekarzy. Jeśli jesteś w grze, masz szansę na zyski. Nie masz zysków - znikasz w czasie. Bo zysk to krytyczny kat.

Zakończenie każdej inwestycji - od krótkoterminowej po długoterminową - trzeba łączyć się z wnioskowaniem i refleksją nakierowaną na wprowadzenie lepszych, optymalnych i bardziej ekonomicznych rozwiązań. Poprawiaj sam siebie lub działania swoich ludzi. 

W ten sposób zyskujesz nie tylko pieniądze (sukces ekonomiczny), ale także zyskujesz czas i energię ludzką. Zysk czasu i ludzkiej energii angażujesz w kolejne inwestycje - aby “żąć tam, gdzie nie posiałeś, i zbierać tam, gdzieś nie rozsypał”. 

Oprócz inwestycji w czasie można także inwestować w czas. O sensie i korzyściach wynikających z inwestycji w czas traktuje kolejna 2 część artykułu. 

2. Generowanie i zwiększenie zysku od strony pracodawcy i od strony pracownika

Celem każdego przedsiębiorstwa jest dążenie do osiągnięcia i maksymalizacji zysku ekonomicznego - w skrócie uzyskanie nadwyżki przychodów nad kosztami. 

Trywialne, a mimo to mam wrażenie, że niektórzy przedsiębiorcy o tym zapominają.

Osiągnięcie tego celu gwarantuje obu stronom: przedsiębiorstwu oraz pracującym w nim ludziom - w wersji idealnej - poczucie bezpieczeństwa oraz wysoki poziom poczucia szczęścia i zadowolenia z życia.

Jednak wszystko zależy też od tego, w jaki sposób i czyim kosztem będą owe zyski generowane. Henry Ford powiedział kiedyś: „Spotkać się to początek; zgodzić się to postęp; pracować razem to sukces”. 

Osiągnięcie tego sukcesu jest możliwe dzięki objęciu odpowiedzialnością za dążenie do sukcesu zarówno pracodawców, jak i pracowników.

2.1 Zwiększenie zysków dzięki optymalizacji czasu pracy

Posiadamy dzisiaj ogromną ilość narzędzi do zarządzania firmą i do generowania przychodów, a CZAS jakby stracił na wartości. Tzn. czas jest ważny, w sensie, żeby się w czasie wyrobić i zdążyć z projektem na czas. Ale to nie o to chodzi. Chodzi o to, by produktywność zamienić na efektywność. W końcu każdy przedsiębiorca chce, aby jego firma prosperowała jak najlepiej nie marnując przy tym zasobów, którymi dysponuje – kapitałem, ludźmi i… czasem.

Zamiana produktywności na efektywność wiąże się z wprowadzeniem odpowiednich narzędzi informatycznych mających wspomóc optymalizację czasu pracy w firmie. Taka zmiana musi iść w parze z akceptacją całego zespołu w firmie, a nie być tylko decyzją szefa.

2.2 Efektywne zarządzanie firmą

Aby osiągnąć wzrost zysków potrzebujemy informacji!

Informacji, czyli wiedzy o tym, ile czasu poświęcamy na produkcję czy zrealizowanie usługi dla poszczególnych klientów przez poszczególnych pracowników w poszczególnych procesach. Zachęcam do skorzystania z aplikacji, która będzie spełniała wszystkie te założenia. Będzie narzędziem do zwiększania wartości płatnego czasu pracy zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Wierzę, że czas jest nieodnawialnym dobrem i wartością najcenniejszą.

Dlatego tak istotne jest mierzenie i rozliczanie czasu pracy zarówno od strony kosztów i przychodów, tak aby czas nie przeciekał nam przez palce. Finalnie czas to pieniądz!.

Jak zwiększyć zyski nie tnąc jednocześnie kosztów? 

Mam na to kilka sposobów! Jestem pewna, że każdy wybierze te, które najlepiej pasują do jego własnej działalności

• Rejestrowanie rzeczywistego czasu pracy poświęconego dla klienta
• Weryfikacja faktycznego czasu poświęconego na obsługę klienta i renegocjacja warunków umowy
• Odpowiedni model rozliczenia
• Fakturowanie jak największej ilości rzeczywistego czasu pracy
• Efektywne zarządzanie zasobami w firmie
• Wyeliminowanie marnotrawstw, optymalizowanie procesów

Mierząc czas, możesz nim efektywnie zarządzać i zwiększyć przychody nawet o 20%.

Niech czas pracuje dla Ciebie, a nie Ty na czas!

2.3 Efektywne zarządzanie czasem pracy pracowników

Moim zdaniem nie da się osiągnąć wzrostu efektywności firmy bez wsparcia efektywności współpracowników. Firmę tworzą ludzie i bez odpowiedniej motywacji oraz pracy z zespołem nie uzyskamy satysfakcjonujących efektów.

• Niechęć i lęk przed kontrolą

Osoba zatrudniona mająca swoje stanowisko za biurkiem bądź w terenie, w mierzeniu czasu pracy widzi najczęściej kolejny obowiązek lub jeszcze większą i bardziej szczegółową kontrolę jej pracy. Ta obawa jest stosunkowo trudna do rozwiania. Tak jest z każdym systemem informatycznym dowolnej skali - opór przed wdrożeniem, przed "nowym", przed dodatkowymi obowiązkami, przed kontrolą ze strony pracodawcy. Zmotywowanie pracowników do tego, aby odczuli potrzebę do mierzenia czasu oraz wytłumaczenie sposobu i korzyści wynikających z mierzenia czasu pracy jest jednym z kluczowych działań pracodawcy.

W gestii pracodawcy leży skierowanie uwagi na zależność wynagrodzenia od efektów i racjonalnego wykorzystania zasobów. Liczba przepracowanych godzin w podziale na poszczególne projekty czy też rodzaje prac skieruje pracownika na inne tory myślenia i zachęci do racjonalnego śledzenia własnego czasu pracy.

Firma zarabia - Ty zarabiasz (odpowiedzialność pracownika)

Rentowna praca to dla pracownika satysfakcja z osiągniętych efektów i wynagrodzenie za poniesione koszty. Z kolei nieefektywność wykonywanych działań może stać się przyczyną spadku motywacji, coraz gorszą wydajnością, a w konsekwencji zwolnieniem z pracy. W dłuższej perspektywie efektywne wykonywanie zadań to dla firmy większe zyski, a dla pracownika wyższe zarobki. Analiza zmierzonego czasu pracy pokazuje też, przy jakich zadaniach pracownik czuje się swobodniej i lepiej wykorzystuje swoje zdolności.

• Budowanie lepszej relacji na linii pracodawca - współpracownicy

Jeśli stawiamy sobie za cel zwiększenie efektywności w firmie, a przez to zwiększenie zysków to musimy mieć zmotywowany zespół. Nie zapominajmy: firmę tworzą ludzie, a praca lidera polega na współpracy z innymi i prowadzenia firmy i zespołu we właściwym kierunku. Dlatego chcąc zwiększać efektywność musimy przeanalizować procesy pracy wewnątrz naszego zespołu.

Pracodawco! Zastanów się proszę, czy Twoi współpracownicy mają poczucie sensu swojej pracy? Czy raczej posiadają tą wyuczoną przez nas Polaków umiejętność "wyrabiania się" najczęściej ponad siły? A Ty pracowniku zadaj sobie sam pytanie, czy to co akurat robisz rzeczywiście ma sens? Sprawdzam jaka jest moja efektywność, a nie czy zdążę zrobić wszystko co mam dziś do zrobienia czyli jaka jest moja produktywność.

Każdy z nas ma inny styl myślenia i działania.

Zastanawialiście się kiedyś, dlaczego jedni nie zadają pytań do wydelegowanego zadania i realizują je szybko, podczas gdy inni najpierw analizują, pytają, a dopiero potem zajmują się realizacją lub po prostu potrzebują więcej czasu niż inni? Ma to związek z potencjałem poszczególnych osób w zespole.

Poznanie lub zweryfikowanie potencjału zespołu przyczyni się do lepszego zrozumienia nas samych i odpowiedniego wykorzystaniu potencjału poszczególnych członków zespołu, co przełoży się na wzrost efektywności. Poza tym dbamy w ten sposób o długotrwałe relacje oraz odpowiednią komunikację w biznesie.

• Z własnego podwórka

Stawiam na szczerość i kompetencje. Nie kontroluję, co kto robi w danym momencie. W naszej aplikacji WorkTime – www.worktime.pl mamy wyznaczone cele i czas na ich realizację. Organizujemy spotkania, podczas których omawiamy projekty i zaawansowanie poszczególnych prac. Według tej wiedzy delegujemy sobie i pozostałym współpracownikom zadania, budżetujemy czas – w sumie nic nadzwyczajnego, ale liczy się efekt końcowy, czyli wykonanie na czas zadań.

Zależy mi na kreatywności ludzi, a nie na odhaczaniu 8 godzin pracy. Przede wszystkim patrzmy realnie - ile tak naprawdę jest pracy w pracy? Jeśli uważasz, że Twój pracownik przychodzi do pracy na 8 godzin i te 8 godzin minus 30 minut przerwy efektywnie pracuje to się grubo mylisz.

Na początku współpracy podkreślam, że jeśli ktoś potrzebuje załatwić jakieś sprawy w godzinach pracy, to nie musi mi się tłumaczyć. Potrzebuję tylko informację, że wychodzi - przekaz jest jednoznaczny: Organizuj czas tak, żeby praca została wykonana na czas.

To samo dotyczy spadku koncentracji. Zachęcam wtedy do wyjścia np. na spacer. Wiem, że to wszystko przekłada się potem na zwiększenie efektywności w firmie. Mamy elastyczny czas pracy. Programiści przychodzą do pracy koło 11 i pracują do późna, reszta zespołu pracuje we wcześniejszych godzinach, ale jest określony czas, w którym jesteśmy wszyscy razem.

Podsumowanie:

WorkTime, poprzez dane o czasie pracy nad poszczególnymi projektami, klientami, dane o rodzajach wykonywanych prac i dane o tym jak poszczególni pracownicy wykonują te prace, pozwala wyciągać cenne wnioski z analityki i raportów. Te wnioski służą optymalizacji pracy, zarówno poszczególnych osób, jak i całej organizacji co w efekcie daje spory wzrost efektywności.

Zarządzaj efektywnie czasem pracy!

Poprzez zwiększenie przychodów i zmniejszenie kosztów zmierzaj do celu - do zwiększenia zysków.

Optymalizuj procesy pracy w firmie dzięki sumarycznym i analitycznym wynikom rzeczywistej rejestracji czasu pracy. Wyeliminuj nierentowne działania i zbuduj zaufanie klienta dzięki czytelnym raportom.