#ZostańWDomu, czyli praca zdalna w dobie pandemii

Co to jest praca zdalna?

Praca zdalna polega na wykonywaniu powierzonych przez pracodawcę zadań poza siedzibą firmy, często jest to praca z domu. Wbrew pozorom nie jest to idealne rozwiązanie dla każdego - wymaga dużej samodyscypliny i umiejętności dobrej organizacji pracy. 

Od strony pracodawcy - wymaga określenia zasad współpracy z pracownikiem np. godzin pracy, formy kontaktu i odpowiedniego zarządzania firmą. 

Koronawirus, a praca zdalna 

Szerząca się epidemia wymusiła na wielu firmach zmianę trybu pracy na pracę zdalną. Dla wielu osób jest to nowość i nie do końca potrafią odnaleźć się w nowej sytuacji, w której zmuszeni są do pozostania w domu. 

Praca zdalna - jak ją wdrożyć

Zdecydowałeś, że Twoja firma przechodzi na zdalny tryb pracy? Pamiętaj, że podstawą jest tutaj zaufanie. Nie oczekuj, że pracownicy będą siedzieć przez 8 godzin non-stop przed komputerem - przecież w biurze też tego nie robią! Ułatw im ten proces, najbardziej jak to możliwe. Dla nikogo z nas nie jest to łatwa sytuacja. 

Kluczową kwestią jest ustalenie niezbędnych zasad pracy, które będą dotyczyć każdego pracownika np. 

• korzystamy z tych samych narzędzi,
• każdego dnia o np. 10:00 umawiamy się na krótką rozmowę, podczas której omawiamy bieżące sprawy,
• codziennie weryfikujemy efekty pracy w ustalony sposób,
• informujemy o dłuższych nieobecnościach.

Warto pamiętać, by wprowadzone zasady były dostosowane do specyfiki Twojej firmy i przestrzegane przez wszystkich pracowników, a wszelkie zmiany były jasno komunikowane.

Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które warto wdrożyć, by praca z domu była efektywna

1. Ustal godziny pracy

Praca zdalna wymaga od nas dużo samodyscypliny. Ustal ze współpracownikami, w jakich godzinach pracujecie, dostosuj do tego swoje godziny pracy, by móc być z nimi w kontakcie. Informujcie się nawzajem o dłuższych nieobecnościach.

Przy ustaleniach pamiętaj jednak o przerwach! Nikt nie będzie pracować przez cały dzień bez przewy. 8 h spędzone bez ruchu przed komputerem na pewno nie wpłynie pozytywnie na oczy i kręgosłup, a tym samym na wydajność. Znajdź odpowiedni balans. 

Niezwykle pomocne będą tu narzędzia tj. WorkTime, które umożliwiają mierzenie czasu i organizację pracy.

2. Bądź w kontakcie ze współpracownikami

Praca zdalna powoduje, że nie masz osobistego kontaktu z zespołem. Nie można porozmawiać przy kawie o danym projekcie czy zadaniu. Poza tym pracownicy pozostawieni sami sobie mają mniejszą motywację. 

Warto zadbać o narzędzia, które umożliwią Ci komunikację ze współpracownikami. Oczywiście najprostszą formą jest tu telefon czy e-mail, jednak polecamy zadbać o dedykowane rozwiązania w formie czatu, które pozwolą na szybką wymianę wiadomości, zarówno z konkretną osobą, jak i całym zespołem. Najlepiej, jeśli jest to czat wbudowany w program, na którym pracują wszyscy pracownicy.  

3. Prowadź spotkania online

Twoja praca może wymagać częstych spotkań i rozmów z klientem. Niestety, home office wymaga od nas pozostania w domu i ograniczenia spotkań z innymi ludźmi. Jak więc rozwiązać ten problem? Nic prostszego! Na rynku istnieje obecnie wiele rozwiązań, które umożliwiają prowadzenie wideorozmów, podczas których możemy również udostępnić nasz ekran i np. przeprowadzić prezentację.

Polecamy to rozwiązanie wprowadzić na stałe, zaoszczędzisz dużo czasu, który normalnie tracisz m.in. na dojazd! 

4. Korzystaj z kalendarza

Masz rozmowę z klientem o 12:00? A może w godzinach 14:00-16:00 będziesz zajmować się czymś, co wymaga od Ciebie absolutnego skupienia? Dodaj terminy do kalendarza, tak by wszyscy pracownicy o tym wiedzieli i by nikt Ci w tym czasie nie przeszkadzał. Oczywiście wprowadź taką zasadę w całym zespole, każdy dodaje tam swoje spotkania itp.

Takie rozwiązanie naprawdę ułatwia sprawę: Ty nie dostajesz miliona powiadomień o nowych wiadomościach podczas ważnej rozmowy, a kolega nie irytuje się, że nie odpisujesz :-)

5. Przechowuj pliki w chmurze

Zmorą w wielu firmach jest przesyłanie plików np. przy pomocy maila. Ktoś dostaje plik, nanosi na nim swoje poprawki, odsyła go do nadawcy i tak w nieskończoność. A ostateczna wersja pliku nosi wdzięczną nazwę “Dokument19378434592”. Brzmi znajomo? Zmień to natychmiast. 

Powszechnym rozwiązaniem jest już przechowywanie plików w chmurze, do której każdy ma dostęp i może na bieżąco aktualizować pliki. Jest wiele opcji do wyboru m.in. OwnCloud, Dropbox czy Dysk Google.

Gdy zachodzi potrzeba pracy na jednym pliku jednocześnie przez kilka osób, z pomocą przychodzi chociażby Google (Dokumenty Google, Arkusze Google itd.), gdzie wystarczy udostępnić link do konkretnego pliku i można z nim pracować “Na żywo”.

6. Ustal tryb pracy i wybierz niezbędne narzędzia

Jak już mogłeś zauważyć, przy pracy zdalnej z domu niezmiernie pomocne są wszelkie narzędzia. Pamiętaj jednak, żeby nie przesadzić z ich ilością. Nie chcesz przecież zniechęcić swoich pracowników. Na pewno 15 nowych narzędzi, ktorych nagle będą musieli się nauczyć, nie zwiększy ich motywacji. Dobrym rozwiązaniem są więc aplikacje, które łączą wiele funkcji jednocześnie. Z pomocą przychodzi WorkTime. 

WorkTime ma na celu pomagać przedsiębiorcom w organizacji pracy zdalnej. W sytuacjach takich jak obecna, pomaga zoptymalizować pracę całej firmy i wyeliminować nierentowne działania. Posiada funkcje tj.:

• Mierzenie czasu - nie chodzi tu bynajmniej o kontrolowanie pracowników. Przechodząc na home office musisz mieć do nich zaufanie! Dzięki mierzeniu rzeczywistego czasu pracy zbieramy dane i sprawdzamy, ile godzin pochłaniają poszczególne projekty i zadania.
• Wewnętrzny czat - dzięki niemu pozostaniesz w stałym kontakcie z zespołem.
• Zadania - lepiej zorganizujesz pracę swoją i swojego zespołu, możesz delegować je konkretnej osobie lub całemu zespołowi, nadawać priorytety i deadline’y i mieć podgląd na aktualny status.
• Panel managera - masz podgląd “na żywo” na to co dzieje się w danej chwili w firmie, nad czym pracują Twoi współpracownicy.
• Kalendarz - możesz dodać w nim wszelkie terminy: zaznaczyć spotkania z klientem lub czas, kiedy jesteś poza zasięgiem, co zobaczą również Twoi współpracownicy (chyba, że ustawisz termin prywatny).
• Offline - Twoi współpracownicy korzystają w domu ze swojego Internetu, czasem mogą utracić połączenie z siecią, na szczęście WorkTime działa również offline.

Po więcej informacji zapraszam TUTAJ

Jak widzisz praca zdalna wymaga wprowadzenia kilku zmian w firmie. Jednak przy odpowiednim przygotowaniu nie jest to nic strasznego. Dlatego nie panikuj, ale #ZostańWDomu i zachęć do tego swoich pracowników!

Let's WorkTime!