Stawiasz sobie za cel zwiększenie efektywności? Chcesz mieć zmotywowany zespół? Zacznij od siebie!

Zwiększenie efektywności najczęściej kojarzy się z lepszym zarządzaniem czasem, sobą oraz zarządzaniem projektami.  Nie wyobrażam sobie mojej codziennej pracy bez odpowiednich narzędzi, które wspierają i często weryfikują moje działania biznesowe. Ale doświadczenie pokazało, że nie da się osiągnąć wzrostu efektywności firmy bez wsparcia efektywności współpracowników. Firmę tworzą ludzie i bez odpowiedniej motywacji oraz pracy z zespołem nie uzyskamy satysfakcjonujących efektów.

Co możesz zatem zrobić?
Jeśli jesteś managerem, pracujesz w grupie lub twoja praca polega na współpracy z innymi to przede wszystkim zacznij od siebie. Ja zaczęłam od wprowadzenia narzędzia koniecznego do optymalizacji czasu pracy w firmie oraz określenia swojego sposobu myślenia i działania oraz mojego zespołu, by móc jak najlepiej wykorzystać moje naturalne predyspozycje – w pracy, w relacjach międzyludzkich i w rozwoju osobistym.

1. Wybór narzędzia do optymalizacji czasu pracy
2. Poznaj swój indywidualny sposób myślenia i działania oraz swojego zespołu
3. Poznaj lub zweryfikuj potencjał zespołu, z którym pracujesz
4. Efekt finalny w naszym zespole 

1. Wybór narzędzia do optymalizacji czasu pracy

Mamy dzisiaj do dyspozycji całą masę programów, aplikacji oraz systemów do optymalizacji czasu pracy. O tym jak wybrać odpowiednie narzędzie pisaliśmy tutaj. 

Długoletnie doświadczenie z pracą z klientami pokazało mi, że w naszej firmie potrzebujemy program do mierzenia i rozliczania czasu pracy.  Obecnie korzystamy z programu, który sami stworzyliśmy i z którego korzysta wiele firm z różnych branż. 

Efekty były widoczne już po miesiącu pracy, efektywność wzrosła o 15%. Poza tym udało nam się wyeliminować nierentowne zadania, a załączane klientowi raporty z przepracowanego czasu pracy nie tylko pozwoliły na zbudowanie większego zaufania, ale również dawały nam realną szansę na negocjacje stawek w momencie zwiększenia zakresu lub ilości pracy.

Chcąc zwiększać efektywność musimy przeanalizować również procesy pracy wewnątrz naszego zespołu. Czy zastanawialiście się kiedyś, dlaczego jedni nie zadają pytań do wydelegowanego zadania i realizują je szybko, podczas gdy inni najpierw analizują, pytają, a dopiero potem zajmują się realizacją lub po prostu potrzebują więcej czasu niż inni? Teraz już wiem, że ma to związek z potencjałem poszczególnych osób w zespole. Zaczęłam sobie zadawać pytania, czy każdy z zespołu znajduje się na swoim miejscu i czy dana osoba sama wie do czego jest stworzona i w czym sprawdza się najlepiej? Finalnie zadałam sobie jeszcze jedno pytanie czy nasz zespół składa się z osób z odpowiednim potencjałem do realizacji kompleksowego zadania?

2. Poznaj swój indywidualny sposób myślenia i działania oraz swojego zespołu

Nie wiesz od czego zacząć zacznij od początku, a w naszym przypadku zacznij od siebie!

Tutaj z pomocą przyszła mi Patrycja Tłustochowicz polecając narzędzie FRIS® jako wsparcie w procesie zwiększenia efektywności. Żeby móc zrozumieć innych muszę najpierw zrozumieć siebie

W końcu styl komunikacji w zespole czy z klientami ma wpływ na zyskowność firmy i zwiększenie efektywności. Na początek postanowiłam więc zacząć od siebie i sprawdzić czy posiadam cechy potrzebne mi do prowadzenia i zarządzania firmą oraz zespołem.  

Dokładnie rok temu wzięłam udział w warsztatach w ramach festiwalu, a następnie poddałam się indywidualnemu testowi FRIS®. No i stało się, otrzymałam swój indywidualny raport, który następnie omówiłam z certyfikowanym trenerem FRIS - Patrycją Tłustochowicz.

Z analizy wyszło, że wiodącą perspektywą u mnie są Relacje, co oznacza, że na mapie procesu są najczęściej wykorzystywane dwa etapy- współdziałanie i działanie. W pierwszej chwili skupiam się na RELACJACH oraz dążę do zrozumienia postępowania innych ludzi. Ale potrafię też konsekwentnie realizować zaplanowane zadania, działając w sposób rozsądny i racjonalny. 

3. Poznaj lub zweryfikuj potencjał zespołu, z którym pracujesz

Poznałam lepiej siebie, ale to nie wystarczy, żeby skutecznie działać, motywować swoich współpracowników oraz komunikować się tak, aby rozumieć innych i być zrozumianym.

Każdy ma inny styl myślenia i działania. Postanowiłam jeszcze bliżej poznać i zrozumieć nasz zespół oraz zadbać o długotrwałe relacje oraz odpowiednią komunikację w biznesie. 

Zorganizowałam warsztaty FRIS®, dla całej naszej firmy, podczas których zidentyfikowaliśmy nasze style myślenia i działania oraz przeszliśmy przez wszystkie etapy Procesu FRIS®. Nie będę szczegółowo opisywać wszystkich etapów procesu, ale na podstawie poniżej załączonego schematu można zauważyć, że o ile indywidualne sposoby myślenia i działania są bardzo ważne to jednak proces FRIS® największą wartość wnosi przy określeniu potencjału całego zespołu. I u nas też nie było inaczej. Dlatego szczególnie polecam ten proces każdej kadrze menadżerskiej, której zależy na:

• skuteczniejszej motywacji siebie i zespołu
• zrozumieniu mechanizmów swojego działania
• poznaniu swojego systemu podejmowania decyzji i systemu prioretyzowania działań
• nauczeniu się  działania zgodnego z potencjałem swoim i swoich współpracowników.
• definiowaniu celów i osiąganiu ich
• nauczeniu się jak i komu delegować zadania, aby osiągać sukces
• zbudowaniu zgranego zespołu

POZNAJ SWÓJ STYL MYŚLENIA, zaakceptuj siebie i przestań stawać się kimś innym, niż jesteś! Przestań ze sobą walczyć każdego dnia, zacznij się rozwijać w kierunku swoich naturalnych predyspozycji i zacznij na tym potencjale realizować cele, zarówno swoje jak i firmy.

4. Efekt finalny w naszym zespole

FRIS® pokazał nam jak bardzo naturalny Styl Myślenia wpływa na nasz sposób zachowania, komunikowania się i podejmowania decyzji. Jak poznanie własnego Stylu Myślenia pomaga zrozumieć i zaakceptować siebie, dlaczego niektóre cele osiągamy łatwo, a inne stanowią dla nas trudność.

Warsztat okazał się być dla nas trafioną inwestycją, mimo że niektórzy podchodzili do niego na początku bardzo sceptycznie. Zbliżył do siebie jeszcze bardziej cały zespół i pozwolił nam rozprawić się z rzeczywistością, a wręcz co niektórym osobom przyznać się do tego, że często muszą uczestniczyć w więcej niż jednym etapie Procesu FRIS®, a tak naprawdę najlepiej i najpewniej czują się tylko w jednym z nich. Oto niektóre reakcje członków naszego zespołu po warsztacie. Zauważcie, że od razu operowali kolorami przypisanymi do odpowienich stylów myślenia i działania FRIS® (zielony - zawodnik, żółty - wizjoner, czerwony - partner, niebieski - badacz)

Marcin (programista): 

"Po tych warsztatach jestem bardziej tolerancyjny ogólnie oraz dla Marka (członek zespołu programistów). Zrozumiałem, że muszę zaakceptować jego styl myślenia i działania, bo wyszło jak bardzo jest analityczny i wszystko rozważa na spokojnie. Nie ma predyspozycji do szybkich zadań i nie będzie podejmował szybkich decyzji." 

Marek (programista):

"Nie dość, że wyszło, że jestem niebieski to okazało się, że jestem czerwony :-) Myślałem, że jestem bardziej zadaniowy i analityczny, a wyszło, że jednak analityczny i też czerwony (wrażliwy). Zacząłem się zastanawiać kim ja jestem tak naprawdę."

Staszek (projektant - żółty i niebieski, a nie niebieski i zielony jak myślał wcześniej):

"Nie wiedziałem że jestem tak mało zadaniowy, i nie sądziłem, że jestem w ogóle żółty. Mnie najbardziej zaskoczyło to, że tych rzeczy nie kształtuje środowisko tylko, że się z nimi rodzisz. 

Teraz rozumiem też dlaczego czasami dochodziło do nieporozumień między mną, a Przemkiem (Administrator Serwerów). Oczekiwałem od Przemka pewnych rzeczy komunikując to w bardzo rzeczowy, ale suchy sposób. A okazało się, że Przemek jest niebieski, ale prawie na równi czerwony i powinienem być bardziej empatyczny."

Olga (marketing specialist):

"Myślałam, że jestem mniej empatyczna, ale Staszek mnie wyczuł. Spodziewałam się, że jestem bardziej analityczna, a wyszło, że czerwona i żółta. Totalne zaskoczenie dla mnie tym bardziej, że na rozmowach kwalifikacyjnych reklamowałam się jako umysł analityczny."

Michał (Pre-Sales)

"W badaniu FRIS wyszło, że jestem typem zawodnika (zielony)- pasuje to do mnie w 100%. Lubię dążyć do konkretnego celu, co w sprzedaży jest istotne. Badanie FRIS uważam za ciekawe doświadczenie, które uświadomiło mi, jaki punkt widzenia mogą mieć inni."

Staszek (projektant):

"Forma warsztatów była bardzo fajna I  zaskakująca. Warsztaty były tak przeprowadzone, że chciało się brać w nich udział i ani chwili się nie nudziłem. To co było charakterystyczne to to, że trzeba było powiedziec coś o kimś, a nie o sobie i to przede wszystkim coś pozytywnego."

FRIS® i WorkTime to komplementarne produkty i służą do zwiększenia efektywności

WorkTime, poprzez zawarte w nim dane o czasie pracy nad poszczególnymi projektami, klientami, rodzajami prac i dane o osobach, które wykonują te prace, pozwala wyciągać cenne wnioski poprzez swoje funkcje zawarte w analityce i raportach.  Te wnioski służą później optymalizacji pracy, zarówno poszczególnych osób, jak i całej organizacji co w efekcie daje spory wzrost efektywności. 

FRIS® poprzez pracę na indywidualnym potencjale, czyli dopasowywanie zadań do pracownika, zgodnego nie tylko z jego wykształceniem, ale także z naturalnymi umiejętnościami, wynikajacymi z perspektywy poznawczej. 

Wszyscy zgodnie stwierdziliśmy, że warsztaty pozytywnie wpłynęły na naszą współpracę. Jak to Marcin powiedział, "wzrosła tolerancja do innych." Zaakceptowaliśmy to jacy jesteśmy i zaczęliśmy odpowiednio wykorzystywać swój potencjał. A dowodem na to jest m.in. przypisanie odpowiednich kolorów FRIS® w naszej aplikacji WorkTime.pl. Każdy z nas będzie już pamiętał z kim ma do czynienia, jakiej reakcji się spodziewać i jak się komunikować. Unikniemy też pomyłek przy delegowaniu zadań wewnątrz zespołu. 

Zapraszamy do kontaktu, jeśli chcielibyście dowiedzieć się więcej o opisanych wyżej narzędziach

Patrycja Tłustochowicz, Certyfikowany Trener FRIS®

WorkTime - niech czas pracuje dla Ciebie.
Wypróbuj teraz przez 14 dni za darmo