Produkcja i dystrybucja są na świecie branżami, gdzie najczęściej wykorzystuje się time tracking. Według raportu State of Time Tracking for Dynamics™ NAV z 2017r. jest to 30,4% z używanych time trackerów w ogóle. Druga z kolei jest branża technologiczna i stanowi 19,6%. Również segment doradztwa i innych powiązanych usług w dużej części korzysta z narzędzi do ewidencji czasu pracy (16,1%).

Coraz większa popularność aplikacji do mierzenia czasu pracy wynika z posiadania konkretnych danych, stanowiących podstawę do rozliczania się z pracownikami i zleceniodawcami, lepszego lokowania zasobów pracowników w zadania przynoszące zyski, a także w określanie konkretnych celów. Jak mówi Magdalena Pająk - Radca Prawny z kancelarii KPM Kancelaria Pająk, Michalik Radcy Prawni sp.j:

Stosujemy rozliczenia z klientami oparte o stawkę godzinową, wobec tego zaangażowanie narzędzia do obliczania czasu pracy było dla nas naturalnym ruchem, a celem mierzenia czasu jest oczywiście prowadzenie rozliczeń. Dodatkowo pozwala mierzyć zaangażowanie poszczególnych członków zespołu w aktualne zadania.

Nie jest to odosobniony przypadek, podobne doświadczenia ma Paweł Gała kierujący Kancelarią Radców Prawnych Gała i Wspólnicy Sp.k.:


Moi pracownicy zawsze mierzyli swój czas pracy na potrzeby jego rozliczania z Klientami. Nie wykorzystywaliśmy w tym celu żadnego wyspecjalizowanego narzędzia co sprawiało, że przygotowywanie zbiorczych zestawień czasu pracy dla poszczególnych Klientów zabierało bardzo dużo czasu, a jak pokazała perspektywa korzystania z WorkTime, nie było także precyzyjne (zwykle nie doliczaliśmy klientom od 10 do 20% czasu faktycznie spędzonego na pracy dla nich).

Oczywiste korzyści, jakie daje śledzenie czasu pracy, łączą się także z rozwojem technologicznym. Możliwość pracy zdalnej daje większą swobodę pracownikom. Natomiast time trackery ułatwiają pracodawcy rozliczanie się z podwykonawcami w wiarygodny sposób

Co jednak, gdy osoba zatrudniona mająca swoje stanowisko za biurkiem bądź w terenie, w mierzeniu czasu pracy widzi jedynie kolejny obowiązek lub zbyt dużą kontrolę swojej pracy?

Wykonywanie zadań przez pracowników i ich sposób myślenia

Połowa XX wieku to czas pracy dostępnej dla wszystkich, pracy obowiązkowej. Nie mierzono efektywności, a wielkość zatrudnienia była najważniejszym wskaźnikiem rozwoju firmy. Kolejne lata przyniosły jednak znaczące zmiany  - zamiast  200% normy i niedziałającego logicznie pracownika zaczął liczyć się sposób wykonywanej pracy i efekt podejmowanych działań. Przez pół wieku kilkakrotnie zmieniało się podejście do wykonywanej pracy. Niestety wiele mitów nadal pokutuje w myśleniu Polaków, uniemożliwiając im tym samym pracę dla firmy, a nie w firmie. Jak mówi właścicielka pracowni architektonicznej - Bibianna Stein-Ostaszewska. 

Jestem przekonana, że rejestracja rzeczywistego czasu pracy pomaga w efektywnym zarządzaniu czasem - zarówno swoim jak i swojego zespołu. Istnieje jednak obawa, że ciężko będzie znaleźć czas na wdrożenie i sensowne korzystanie z narzędzia jakim jest time tracker. Trzeba zatem odpowiednio przygotować pracowników, dać im do zrozumienia, że to nie kolejny przykry obowiązek, ale czynność przynosząca obopólne korzyści.

Pracownicy często widzą w swoim przełożonym nadzorcę. Nałożenie na nich obowiązku mierzenia czasu pracy, w ich myśleniu, będzie widziane jako jeszcze większa i bardziej szczegółowa kontrola ich pracy. Takie, według nich patrzenie na ręce sprawi tylko, że będą podirytowani i podatni na naginanie przedstawionego czasu pracy na ich korzyść. Zapytaliśmy osoby z różnych branż, które odgórnie są zobowiązane do rejestracji czasu pracy, co pomyśleli w pierwszej chwili gdy dowiedzieli się, że będą  musieli korzystać w pracy z time trackera. Oto czego się dowiedzieliśmy:

Byłem lekko zaniepokojony, kiedyś pracowałem z wykorzystaniem programu monitorującego moją pracę (program nie tylko mierzył czas pracy ale także robił zrzuty ekranu). Mając niemiłe doświadczenia z przeszłości, w pierwszej chwili pomyślałem,  że może być podobnie. Nie chciałem być kontrolowany.
Marek Machula – programista 

Pierwszą myślą było to, że taka rejestracja czasu służy do kontroli pracowników. Miałam obawy, że będzie ode mnie wymagane, by rejestrować codziennie po 7-8 h.
Olga Winiczuk - spec. ds. marketingu  

Miałem obawy że nie będę w stanie tego robić dokładnie, że będę zapominać włączyć WorkTime przed moją pracą przez co rejestracja będzie niedokładna
Michał Trybulec -  spec. ds. sprzedaży  

W pierwszej chwili zastanawiałam się, czy takie działania nie spowodują, że będę miała dodatkowe obowiązki, które zabiorą mi kolejne minuty czasu pracy. Pracuję z wieloma klientami, w tym także korporacyjnymi, a zatem muszę używać różnych platform wymiany korespondencji/zadań etc. Rejestrowanie czasu pracy za pomocą kolejnego narzędzia, skojarzyło mi się z dodatkowym niemerytorycznym obowiązkiem, który zabierze mi dodatkowy czas, który mogłabym poświęcić klientom. 
Karolina Giersz - Radca prawny (
Kancelaria Radców Prawnych Gała i Wspólnicy Sp.k.)

Analizując wypowiedzi pracowników nie ma się co dziwić, że podchodzą oni niechętnie do nowego obowiązku jakim wydaje się być rejestracja czasu pracy. Wynikające z powyższego sposobu myślenia relacje mają jednak szansę się zmienić. W gestii pracodawcy leży wytłumaczenie współpracownikom sposobu i korzyści wynikających z mierzenia czasu pracy. Skierowanie uwagi na zależność efektów do wynagrodzenia, racjonalnego wykorzystania zasobów, a ilości przepracowanych godzin, nakierują pracownika na inne tory myślenia i zachęcą do racjonalnego śledzenia własnego czasu pracy.

Wiele również zależy od wieku zatrudnionej osoby. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Paychex, aż 47% osób powyżej 50 roku życia twierdzi, że woli ewidencjonować swój czas pracy w arkuszu Excel® , podczas gdy 61% osób młodych (w wieku 18-34 lata) preferuje aplikacje time tracker.

Rozliczanie czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym, czy co gorsza - w zeszycie, zmniejsza wiarygodność przedstawionych danych. Dodatkowo utrudnia też ich analizę. Z tego powodu, według międzynarodowego raportu „Mobile Keeps Business Moving Forward” aż 77% managerów nie ma zaufania do przedkładanych raportów. Mierzenie czasu pracy to przecież nie kontrolowanie działań danej osoby, a efektywność podejmowanych działań pojedynczo i w zespole.

Wytłumaczenie dalszych etapów wykorzystywania danych zebranych przy ewidencji czasu pracy to jednak nie wszystko. Należy zwrócić również uwagę na kwestie techniczne. Obarczenie pracownika dodatkowym obowiązkiem systematycznej ewidencji na nowym urządzeniu jest również przyczyną zniechęcenia. Przeprowadzenie kilku szkoleń praktycznych oswoi go z procesem wprowadzania danych, a prosta aplikacja do mierzenia czasu pracy zachęci zespół do współpracy.

Dlaczego pracownik może wyrażać swoją niechęć w stosunku do aplikacji do mierzenia czasu pracy?

Zmiana myślenia pracownika w stosunku do wykonywanej pracy jest kluczowym elementem do rozpoczęcia relacyjnej współpracy. Niestety, wprowadzając dane, pracownik tworzy w swojej głowie rozmaite scenariusze dalszego wykorzystania jego danych. Czy pracodawca go zwolni za zbyt niską wydajność? A może za ilość przerw podczas pracy?  Zasadnym jest więc pokazanie pracownikowi całej ścieżki pracy na podstawie wprowadzonych przez niego danych. Raporty ułatwiające zarządzanie projektami, planowanie kolejnych współprac, system płac i nagród. Mateusz Czyżyński -  z Social Media Now tak wypowiada się na temat procesu wdrażania w jego firmie systemu do mierzenia czasu pracy:

Na pewno warto odbyć wewnętrzne spotkania i być szczerym w stosunku do pracowników. Póki oni nie będą przekonani o tym, że to nie jest narzędzie kontroli i że to narzędzie ma służyć wspólnemu dobru - to nie ma sensu całe wdrożenie, chociażby z tego powodu, że jeśli pracownik będzie miał w głowie, że to narzędzie do oceny jego pracy - niektóre wyniki mogą być mniej wiarygodne. A jeśli nie będziemy mieć 100% pewności, że wyniki są w pełni wiarygodne - cały system traci trochę sens. Pracownicy zareagowali dosyć entuzjastycznie. Wydaje mi się, że wynika to z tego, że jasno przedstawiliśmy, że WorkTime będzie narzędziem do mierzenia pracy dla danego klienta, a nie mierzenia pracy danej osoby.

Trudnością jest również terminowe dostarczanie okresowych raportów do managerów projektów. Aż 16,1% ankietowanych w badaniu State of Time Tracking for Dynamics™ NAV wskazało tę czynność jako najczęściej zaniedbywaną. Także korygowanie mylnie wprowadzonych danych opóźnia czas przetwarzania danych – 16,1% ankietowanych wymieniło ten punkt jako zapalny. 

Racjonalne powody mierzenia czasu pracy, to przede wszystkim mierzenie kosztów projektu. Według raportu z 2017 wykonanym przez State of Time Tracking for Dynamics™ NAV aż 78% ankietowanych wskazało tę funkcję. Kolejnym z najczęstszych celów jest dostarczanie kontrahentom szczegółowych zestawień kosztów  – 55,1% oraz kalkulacja listy płac – 49%. 

Osoba ewidencjonująca swój czas pracy w dedykowanej do tego aplikacji, analizując swoje dane, z czasem dostrzeże wzrost produktywności, wykorzystanie czasu pracy na efektywne zadania, jasny podział pracy, którą wykonuje i skieruje swój potencjał na właściwe zadania. Pracownicy rejestrujący na co dzień swój czas pracy wspominają o tym, że zauważyli u siebie wzrost efektywności oraz to, że ich praca jest bardziej uporządkowana, a świadomość rejestracji czasu pracy powoduje, że skupiają się faktycznie na konkretnej czynności, którą mają do wykonania zamiast rozpraszać się na inne zadania. Jak mówi Radca Prawny Karolina Giersz:

[Rejestrowanie czasu pracy] Zwiększyło moją efektywność pracy i uporządkowało listę zadań. Rejestracja zmusza do zwiększenia skupienia na wykonywanym aktualnie zadaniu, a jednocześnie pomaga uniknąć „gubienia” czasu, np. w sytuacji, w której klient dzwoni kilkanaście razy dziennie, za każdym razem z krótkim pytaniem. Zauważyłam, że te krótkie pytania w kilkunastu „szybkich” telefonach, to często łącznie nawet 30 - 45 minut w trakcie dnia. To także znacznie wpływa na przejrzystość relacji z klientem, który często dopiero po przesłaniu tak szczegółowego zestawienia widzi, jak dużo czasu poświęcam na jego obsługę oraz, że obsługa to nie tylko pisma, ale także wspomniane telefony, wiadomości e-mail itp. Podgląd szefa na godziny poświęcane pracy także odgrywa rolę motywującą.

Zanim jednak Twój zespół doświadczy tego na własnej skórze, musi przyzwyczaić się do korzystania z aplikacji, wprowadzać każdą wykonywaną czynność systematycznie i rzetelnie. Im bardziej wiarygodne informacje, tym większa prawdziwość przeprowadzanych później na tej podstawie analiz.

Efektywność wykonywanej pracy

Eksperci od „human resources” już w 2017 r. wskazali pracę zdalną jako główny trend rozwoju na świecie. Zjawisko tak bardzo popularne na zachodzie Europy, jak i w Stanach Zjednoczonych szybko zawitało również do Polski. Zorganizowana praca w biurze, w wyznaczonych godzinach w „open space” nie jest już atrakcyjna. Praca zdalna to swoboda miejsca i godzin pracy, ale też i osób, które się znajdują wokół. Nawet profity w firmie czy większa pensja nie są już tak atrakcyjne, jak możliwość pracy z dowolnego miejsca. 

Ponadto część z osób pracujących zdalnie dzieli swój czas na kilka projektów. Rzadko kiedy spędza czas za biurkiem. Za to prawie cały czas z telefonem komórkowym lub innym przenośnym urządzeniem. Nie zawsze też pracownik musi się znajdować w zasięgu sieci. Według międzynarodowego raportu „Mobile Keeps Business Moving Forward” aż 95% ankietowanych używa telefonów komórkowych do celów służbowych. Z tego samego raportu wynika, że 78% ankietowanych chce korzystać z aplikacji time tracker z urządzeń mobilnych. 

W pracy zdalnej, w odróżnieniu od większości stanowisk w przestrzeni biurowej, najważniejsza jest efektywność. Wynagrodzenie pracownika nie zależy tu od przepracowanych godzin, a od wykonanego zadania. Co za tym idzie, wzrasta zaangażowanie w wykonywaną pracę i dbałość o jej jakość. Rozliczanie takiego rodzaju pracy stanowi wyzwanie dla dotychczasowych systemów płacowych. Z pomocą przychodzą tu aplikacje do mierzenia czasu pracy. Pomiar rentowności pracy to efektywne lokowanie zasobów ludzkich w projekt i jego etapy. Na podstawie przeprowadzanych analiz mierzonego czasu pracy, pracodawca może zaangażować zespół w efektywniejsze działania, dostosować ich czas pracy lub przeznaczyć go na rozwój.

Rentowna praca to dla pracownika satysfakcja z osiągniętych efektów i wynagrodzenie za poniesione koszty. Z kolei nieefektywność wykonywanych działań może stać się przyczyną spadku motywacji, coraz gorszą wydajnością, a w konsekwencji zwolnieniem z pracy. W dłuższej perspektywie efektywne wykonywanie zadań to dla firmy większe zyski, a dla pracownika wyższe zarobki. Analiza ewidencji czasu pracy pokazuje też, przy jakich zadaniach pracownik czuje się swobodniej i lepiej wykorzystuje swoje zdolności. Ciekawa praca, stawiane wyzwania i rozwój wzmacniają motywację pracownika i rentowność jego pracy.

Mierzenie czasu pracy jako narzędzie przyszłości

Relacja pracownik – pracodawca zmienia się w tempie proporcjonalnym do wzrostu zaawansowania techniki. Praca w oparciu o efekt, rozliczanie się na podstawie wykonanej pracy i większe zrozumienie przez pracownika działań w firmie przyczyniają się do zmian w rozliczaniu czasu pracy i sposobie wypłacania wynagrodzeń. Mobilne aplikacje do mierzenia czasu pracy umożliwiają ewidencję danych nie tylko z programu komputerowego, ale też przez inne urządzenia. Dodatkowo zaletą takiej aplikacji będzie, jeśli można wprowadzać do niej dane w trybie offline, a po podłączeniu do sieci dane są automatycznie dodawane do bazy. 

Bardzo dużą wartość ma także ocena opłacalności danego klienta. Łączny czas, jaki poświęcamy jako agencja konkretnemu klientowi to wypadkowa pracy co najmniej kilku osób. Jako że współprace różnią się od siebie to nie bylibyśmy w stanie bez takiego narzędzia zmierzyć realnie ile dany klient nas "kosztuje". Dzięki temu można negocjować z klientem zmianę stawki lub zakresu obowiązków tak, żeby firma mogła się rozwijać.
Mateusz Czyżyński - Social Media Now

Dedykowane narzędzia do mierzenia czasu pracy odgrywają coraz większą rolę w procesie zarządzania projektami. Z badań przeprowadzonych przez Paychex w 2017 r. wynika, że dla 48% ankietowanych time tracker jest kluczowym narzędziem w zwiększeniu wiarygodności danych podlegających dalszym analizom, takich jak rentowność projektów czy przygotowywanie arkuszy wypłat.

Podsumowanie 

Jak widać rejestracja czasu pracy to silny trend, którego nie sposób zignorować jeśli chcemy  prowadzić rentowną, ciągle rozwijającą się firmę. Jednak samo narzędzie jakim jest time tracker nie zoptymalizuje procesów w Twojej firmie, jeśli nie będzie wykorzystywane przez pracowników. Warto zatem zawczasu zadbać o to, aby przygotować współpracowników na zmiany jakie planujesz wprowadzić w firmie. Pokazać po co mierzyć czas pracy, przekonać, że nie służy to kontroli ich pracy. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak zmotywować pracowników do mierzenia czasu pracy – przeczytaj nasz artykuł. Możesz także zainspirować się radami, które pracownicy udzielili innym pracownikom – tym, którzy dopiero zaczynają przygodę z rejestracją czasu pracy:

Zadbaj o wyrobienie sobie nawyku rejestracji, poprzez klikanie przy każdym rozpoczęciu i zakończeniu zadania. W moim przypadku, z uwagi na współpracę z klientami na różnych platformach przyzwyczaiłam się do powyższego bardzo szybko. Moim współpracownikom polecałam jednak umieszczenie sobie przy klawiaturze lub na laptopie małej karteczki z przypomnieniem o powyższym do czasu, aż czynność związana z rejestracją nie będzie wykonywana automatycznie. Ponad powyższe, osobom rozpoczynającym pracę z programem polecam wystrzeganie się działania polegającego na zbyt luźnym podejściu do programu i edytowania czasów pracy, ponieważ znacznie utrudnia to wyrobienie właściwego nawyku.

Najtrudniej zacząć - ale tak jest ze wszystkim. Rejestruj swój czas rzetelnie, a później zobaczysz efekty, a sama rejestracja prac będzie odruchowa.

Mecenes Magdalena Pająk wspomina też, że przy wdrażaniu  rejestracji czasu pracy wśród zespołu pomogło także zrobienie z tego zabawy, omawiania co działa, co nie działa, gdzie coś znaleźć, kto najdłużej nie zastopował pracy (rekordzista nie zrobił tego przez 92 godziny). Także przekonanie do tego, że rzetelne wprowadzanie danych do programu pomaga całemu zespołowi, a nie służy do pilnowania ich efektywności (choć to, oczywiście, także).

 
A jak w Twojej firmie będzie wyglądać rejestracja czasu pracy? Skorzystaj  z bezpłatnej 30-dniowej wersji programu WorkTime i pokaż pracownikom na czym  dokładnie polega rejestracja czasu pracy w takim programie. Możesz to zrobić klikając w poniższy banner:

 

Zamknij X

Przeglądanie stron oznacza, że wyrażasz zgodę na postanowienia zawarte w Polityce prywatności WorkTime (cookies i inne).