Gdzie zgubiłam 3 godziny?! Czyli WorkTime w pracy Wirtualnej Asystentki

Jak usprawnić sobie pracę będąc wirtualną asystentką? Jak odzyskać uważność i poczucie dobrze wykorzystanego czasu? O tym oraz o wykorzystaniu WorkTime w pracy wirtualnej asystentki rozmawiamy z Lucyną Malik –znaną jako Pasja w pracy.  Lucyna jest wirtualną asystentką, która wspiera właścicieli firm w rozwoju ich biznesu. Przejmuje na siebie te obowiązki, na które właścicielom brakuje czasu, umiejętności lub których po prostu nie lubią. Postanowiliśmy zapytać ją efekty pracy z WorkTime.

WT: Lucyno, powiedz jakimi wartościami kierujesz się w życiu i biznesie?

LM: W pracy cenie sobie jasne sytuacje, uczciwość, zaufanie.Zresztą w życiu również. Nie lubię niedomówień, jestem dość bezpośrednia.  Ważne są dla mnie relacje i to, by robić w życiu to co się kocha.Życie jest za krótkie aby marnować je na pracę, która nie daje nam satysfakcji, w której się nie rozwijamy, która nie jest naszą pasją. Nie może tak być, że budzimy się rano i mamy dość wszystkiego, bo musimy iść do pracy której nie lubimy, nie czujemy, do której  musimy się zmuszać. Mnie osobiście dużo czasu zajęło zanim dopuściłam do siebie myśl, że praca nie musi być ciężkim obowiązkiem a pasją, zanim odważyłam się zaryzykować i szukać tego co będzie sprawiało mi przyjemność. Teraz kiedy dostaję listę zadań od klientów (a czasem to są bardzo długie listy) czuję ekscytację i myślę sobie „Boże jak ja kocham tę moja pracę!”

WT: Skąd dowiedziałaś się o WorkTime?

           LM:Przez zupełny przypadek. Czytałam artykuł  Miasta Kobiet i natrafiłam na wywiad z Agnieszką. Tak po nitce do kłębka okazało się, że ma ona rewelacyjną aplikację do zarządzania czasem. W mojej pracy taka aplikacja jest nieodzowna  - nie dość, że pomaga zwiększyć produktywność, to jeszcze zlicza czas pracy i generuje przejrzyste i szczegółowe raporty, na podstawie których rozliczam się z klientami. To było odkrycie!

WT: Co zmieniło się w Twojej pracy odkąd używasz WT?

LM:Najpierw chciałam wykorzystywać WorkTime tylko do rozliczeń z klientami, jednak dzięki spotkaniom z Waszym zespołem, szybko zdałam sobie sprawę z tego jak potężne jest to narzędzie!Ono nie tylko ułatwia pracę, ale  tak jak było w moim przypadku – pozwala  przyjrzeć się swoim nawykom, zmienić pewne przyzwyczajenia, ustalić nowe  zasady, tak aby efektywniej pracować,  skutecznie planować i wykorzystywać dzień najlepiej jak się da. Dzięki WorkTime mogę się lepiej zorganizować, a w mojej pracy dobra organizacja to  absolutna podstawa.

WT: Jaki Twój  problem rozwiązał WT?

LM:Przede wszystkim ułatwił mi współpracę z klientami  m.in. dzięki czytelnym raportom, które mogę wygenerować automatycznie. To znacząco oszczędza mój czas, nie muszę na piechotę liczyć godzin stawki zapisywać tego gdzieś w zeszycie czy exelu. Wystarczy, że wszystko na początku wpiszę do aplikacji ( klientów, zadania, stawki) i później już samo hula wystarczy tylko wcisnąć przycisk, program sam robi resztę!

WT: Kiedy zobaczyłaś pierwsze efekty pracy z WT?

LM: Pierwsze efekty były widoczne natychmiast w postaci czytelnych łatwych do generowania raportów, które bardzo ułatwiły mi pracę. Po wdrożeniu się w funkcjonowanie programu i uświadomieniu sobie jakie możliwości daje WT, postanowiłam wykorzystać wszystkie jego możliwości. Na początku było mi ciężko przyzwyczaić się do mierzenia czasu nie tylko przeznaczonego na prace ale i czynności całego dnia tak aby mieć później podstawę do przeanalizowania na co wykorzystuje mój czas -  gdzie marnuje czas?Jakie czynności zabierają mi za dużo czasu? Co mogę zmienić? Co ulepszyć? Cały czas pracuje nad tym aby efektywniej wykorzystywać dzień, tak aby nie tracić  cennego dla mnie i dla klientów czasu.

WT: Czym dla Ciebie jest WT?

LM: WT to dla mnie narzędzie, bez którego nie rozpoczynam pracy, zliczam nie tylko czas poświęcony klientom na konkretne zadania ale i swój własny prywatny czas. Dzięki temu widzę jak ma się stosunek czasu poświęconego na pracę do czasu poświęconego na inne czynności. Na początku było to dla mnie odkryciem - prawdziwe proporcje między pracą a innymi sprawami! Wydawało mi się, że cały dzień pracowałam nad czymś dla klienta, a później w podsumowaniu wychodziło, że to było o połowę mniej niż myślałam – i tu pojawia się pytanie - na co ja wykorzystałam ten czas? Często  łapałam się na, tym że  nie wiem właściwie gdzie mi przeleciało 5, 10, 20min…No i nagle nie ma 3 godzin! Gdzie one się podziały?!

WT: Jak definiujesz czas, jaką ma dla Ciebie wartość?

LM:Kiedyś nie zwracałam na to uwagi kompletnie, ale od kiedy pracuję w systemie godzinowym (rozliczam się godzinowo) widzę jak ważna jest każda minuta. Zwracam większa uwagę na to jak spędzam czas -  na co go wykorzystuje i kiedy go marnuje. Nie znaczy to, że nie odpoczywam, czy nie oglądam telewizji (chociaż to ostatnio mocno ograniczyłam) chodzi o to,że mam większą świadomość upływającego czasu. Teraz zajmując się codziennymi czynnościami jak  sprzątanie, mycie naczyń, zakupy, obiad  mam z tyłu głowy pytanie ile czasu mi  to zajmuje i czy można to jakoś usprawnić?

No właśnie! Ta inspirująca rozmowa zmusza nas do postawienia sobie zasadniczego pytania – jak mogę usprawnić swoją pracę?  Sprawdź już dziś rejestrując się w systemie WorkTime. Wykorzystaj 14-dniowy okres próbny i przekonaj się, że czas może pracować dla Ciebie!

Obszerną recenzję programu WorkTime znajdziecie na blogu Lucyny https://www.pasjawpracy.pl/program-nie-tylko-do-mierzenia-czasu-pracy/