Efektywność w czasach rozproszenia

Wstęp
Dokręcanie śruby czyli kult efektywności
Czas, ludzie, pieniądze
Jak zatem pomóc pracownikom w osągnięciu optymalnej efektywności

Owocna dyskusja na temat efektywności, wymaga jednak w pierwszej kolejności zdefiniowania pojęcia „efektywność”, które jak się okazuje doczekało się wielu synonimów i rozległych interpretacji zarówno w obszarze ekonomicznym, jak i zarządzania sobą w czasie. Na potrzeby tego artykułu będziemy zajmować się efektywnością w kontekście prowadzenia mikroprzedsiębiorstwa – pracy z zespołem kilkunastu osób bądź samodzielnej pracy jako freelancer. W tym przypadku efektywność można rozpatrywać według różnych perspektyw poznawczych:

• Efektywność utożsamiana z ekonomicznością działania, tj. sprawnością i wydajnością – w tej sytuacji sprawa jest prosta – Twoje działania z ekonomicznego punktu widzenia są opłacalne - efektywne.
• Efektywność postrzegana z perspektywy stopnia realizacji celu, tj. skuteczności działania – Twoje działania mogą być rentowne, ale mogą nie realizować zamierzonych celów, niekoniecznie finansowych.
• Efektywność uwarunkowana behawioralnie jako stopień preferencji¹, tj. sytuacja, w której efektywność rozpatrujemy przez aspekt społeczny – w przypadku pracy z zespołem rezultaty wychodzą poza kwestie ekonomiczne, nie są w pełni mierzalne – mogą to być np. poprawa stosunków koleżeńskich w pracy czy większa satysfakcja, a także motywacja zespołu.

Mówiąc prościej efektywność to rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów. Trzeba jednak pamiętać, by w mówieniu o efektywności nie wpaść w pułapkę myślenia, że efektywność to robienie więcej w krótszym czasie, co jest błędnym założeniem i w dłuższej perspektywie prowadzi do negatywnych skutków. Nasuwa się więc pytanie co jest istotniejsze - produktywność czy efektywność?

Zapytaliśmy o to Elżbietę Jachymczak - ekonomistkę z wieloletnim doświadczeniem:

Odpowiedź na to pytanie odniosę na mój grunt finansowy. U nas króluje pytanie -  płynność czy rentowność? Nie ma jednoznacznego wskazania, co jest lepsze. Jedno bez drugiego nie funkcjonuje dobrze. Tak samo jest z produktywnością i efektywnością. Tworząc, realizując nowe projekty należy wkalkulować elementy potrzebne do ich wytworzenia tj. czas, pieniądze, zasoby ludzkie. Aby produktywność była na najwyższym poziomie nie możemy zapominać o efektywności. Bo to właśnie dzięki niej jesteśmy w stanie w określonych ramach czasowych wytworzyć większą ilość tego, co ma być efektem końcowym. I tu nawiążę do metody tzw. „ścieżki krytycznej”, która doskonale odzwierciedla efektywność maksymalizując tym samym produktywność.

Dokręcanie śruby czyli kult efektywności

Początków kultu efektywności można upatrywać w fascynacji metodologią lean, zapoczątkowaną przez japoński koncern Toyota. „Szczupłe zarządzanie” czyli lean managment zakłada między innymi eliminację marnotrawstwa w procesie produkcyjnym przedsiębiorstwa. Koncepcja ta szybko zdobyła popularność na całym świecie, a firmy chętnie implementowały rozwiązania lean nie tylko w zakresie produkcji, ale także innych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Polskie firmy w dalszym ciągu przywiązują dużą wagę do efektywności i minimalizowania strat. […] Jednak rynek się zmienia i chociaż bez dbałości o efektywność  przedsiębiorstwo nie ma większej szansy przetrwać, to obsesja na tym punkcie jest również niewskazana ponieważ często oznacza przesadna koncentrację na osiąganiu krótkoterminowych korzyści i to, niestety kosztem długoterminowego rozwoju przedsiębiorstwa – tymi słowami dyrektor Biura Rozwoju i Innowacji Agencji Rozwoju Przemysłu - Bartosz Sokoliński podsumowuje dyskusję o wysokiej cenie efektywności jaką przyszło zapłacić niejednej firmie. 

W tym miejscu warto zaznaczyć, że przesadna koncentracja na efektywności przynosi również niekorzystne skutki społeczne, co bez wątpienia odbija się na naszych pracownikach. Jak więc zarządzać przedsiębiorstwem, aby nie marnować zasobów którymi dysponujemy, ale też nie wpaść w pułapkę kultu efektywności? Odpowiedź wydaje się prosta – chodzi o to, aby pracować mądrzej, a nie więcej. Idea ta od początku towarzyszyła nam w tworzeniu aplikacji WorkTime – chcieliśmy stworzyć narzędzie, które dzięki rejestracji czasu pracy, będzie pokazywać jak możesz zoptymalizować swoje działania. Jak pracować efektywniej i mądrzej – nie szybciej i więcej.

Czas, ludzie, pieniądze

Ashley Whillans w najnowszym numerze Harvard Business Review mówi, że ciągle brakuje nam czasu, ponieważ nie  umiemy go szanować. Według badań przeprowadzonych przez Gallup Organizations ponad 80% respondentów nie ma czasu, aby zrobić wszystko to, co zamierza. Sytuacja jest tak poważna, że można by ją nazywać „powszechnym głodem czasu” – zbiorową kulturową niemocą pod względem efektywnego zarządzania naszym najcenniejszym dobrem, czyli czasem (…) W szerszym wymiarze niedostatek  czasu odpowiada bezpośrednio za to, że każdego roku firmy tracą  miliardy dolarów wskutek niższej produktywności, a koszty pośrednie tej plagi są kilkukrotnie wyższe. 

Dlatego podejmując działania związane z podnoszeniem efektywności (i nie tylko!) warto przyjąć, że czas jest najważniejszy -  jest on dla firmy jedynym zasobem nieodnawialnym. Dobrych pracowników możesz znaleźć  w każdej chwili, pieniądze możesz zarobić, ale raz straconego czasu nie odzyskasz już nigdy. Warto zatem „wydawać go mądrze” – przyjrzeć się procesom zachodzącym w firmie, przeanalizować sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa i zdiagnozować w jakich miejscach ten czas przecieka nam przez palce, jak można go lepiej wykorzystać? Dla przykładu – jedna z firm korzystających z WorkTime po kilku tygodniach użytkowania aplikacji doszła do wniosku, że w firmie organizuje się zdecydowanie za dużo spotkań, które nie przynoszą żadnych korzyści, za to odrywają pracowników od wiele ważniejszych zadań. Zredukowanie liczby spotkań niemal automatycznie podniosło efektywność zespołu.

Zastanawiając się jak polepszyć efektowność osób pracujących w sektorze mikroprzedsiębiorstw postanowiliśmy zwrócić się o pomoc do specjalistów – praktyków szkolących i wdrażających metody podnoszenia efektywności w polskich realiach biznesowych.

Kiedy przychodzi moment na poprawę efektywności pracy? 

Na to pytanie odpowiedziała Ewa Wogórka, która od lat doradza firmom w obszarze podnoszenia efektywności kadry zarządzającej i zespołów. 

Gdy ta efektywność spada. A najczęściej spadek powodują: złe zarządzanie czasem pracy (brak uporządkowania rzeczy ważnych i mniej ważnych(…) brak motywatorów pieniężnych i niepieniężnych oraz brak wsparcia lub nawet samej aprobaty ze strony przełożonego, czy ekologiczny i bezpieczny feedback budujący (…) przede wszystkim trzeba się zastanowić czy osoby które są na swoich stanowiskach są zwyczajnie odpowiednie, czyli... sytuacja z życia wzięta: pani po studiach finansowych prowadzi magazyn w firmie produkcyjnej i nie idzie jej najlepiej. Bierzemy taką panią z magazynu, dajemy jej stanowisko specjalisty ds windykacji i szacowania ryzyka... co robi pani z magazynu? W ciągu 2 tyg odzyskuje mi dla firmy 200 tys z zaległych niespłaconych przez kontrahentów faktur!\

I to jest właśnie efektywne działanie firmy – bez konieczności wykonywania większej pracy w takim samym lub krótszym czasie. Odpowiednie ulokowanie zasobów ludzkich i właściwa motywacja. No właśnie, ale jak motywować pracowników do efektywnej pracy? Szczególnie gdy efektywność poszczególnych pracowników, a efektywność całego zespołu może znacząco się od siebie różnić?

Jak mówi Magdalena Kaleta-Gałwa (dyplomowana coach i trener biznesu, mediatorka sądowa, Praktyk i Master NLP):

To co motywuje pracowników do efektywnej pracy, cały czas jest kwestią sporną. Wszystko zależy od indywidualnego podejścia do zadań i do pracy.

Na podstawie rozmowy z Magdaleną Kaletą- Gałwą opracowaliśmy kilka najczęściej popełnianych błędów, które zamiast podnosić efektywność zespołu, znacząco ją obniżają lub wpływają na morale pracowników. O czym mowa?

• Brak efektów pracy - bardzo często polecenia i zadania są na tyle ogólne i nieprecyzyjne, że tak naprawdę nie wiadomo co i jak robić, nieścisłe polecenia mogą być interpretowane w inny sposób niż zakładała intencja rozmówcy. To budzi niepotrzebne problemy komunikacyjne i frustrację.
• Brak wiedzy o celu zadania, misji firmy - 89.9% pracowników małych firm zapytanych o to czy zna wartości i misję firmy, w której pracują odpowiada, że firma nie ma tego określonego. Sytuacja w korporacjach wygląda nie lepiej - tutaj 92% odpowiada, że coś jest, ale co… - nie wiedzą. Tylko  niewielki odsetek jest w stanie odpowiedzieć na to pytanie. Dlaczego to takie ważne? Nikt nie chce się czuć jak trybik w maszynie, nikt nie chce wykonywać niepotrzebnej nikomu pracy. Pokazując ludziom, że są częścią czegoś większego zbudujesz ich poczucie sensu. Określając jasny cel dla firmy taki jak np. sprzedaż na odpowiednim poziomie pokazujesz pracownikom, że na ten cel realnie składają się zadania wykonywane przez nich każdego dnia. Pokazujesz, że w ten sposób gracie do jednej bramki.
• Nieustanna zmiana - w trakcie wykonywania zadania bądź projektu, gdy zespół zabrał się już za wykonywanie zadania, założenia zmieniają się jeszcze kilka razy. To rodzi frustrację, ponieważ niejednokrotnie trzeba zapomnieć o pracy wykonanej do tej pory i zaczynać od nowa. Oczywiście nie wszystkie sytuacje da się przewidzieć, a zmiany w projekcie są nieuniknione, jednak staraj się tak planować pracę swoją i swoich pracowników, aby nie zmieniać założeń zbyt często.
• Szef/manager o dwóch twarzach – to sytuacja, w której za dobrze wykonaną pracę zespołu lub konkretnego pracownika szef lub manager zbiera pochwały i przypisuje sobie zasługę sukcesu, natomiast w sytuacji niepowodzenia winą obarcza kiepski zespół nie znajdując u siebie żadnej winy.
• Zarządzanie w tzw. mewim stylu - szef, który albo się nie angażuje, albo nie ma pojęcia o wykonywanej przez pracowników pracy, natomiast w momencie, w którym się pojawia robi dużo krzyku i zamieszania, psuje atmosferę i… wylatuje.
• Brak docenienia poczynionych wysiłków. Można dużo mówić o motywowaniu pozapłacowym, mitycznym uścisku ręki prezesa itp. Warto jednak docenić wysiłek, jaki zespół czy pracownik włożył w realizację zadania, nawet jeśli sprawa nie zakończyła się sukcesem lub projekt nie został zrealizowany w 100%.
• Brak ustalonych jasnych, zrozumiałych zasad obowiązujących wszystkich pracowników biura, firmy, sieci itd. Wydaje się, że to błahostka, jednak wiele z firm nie ma wypracowanych jasnych zasad funkcjonowania np. tego ile maksymalnie powinien trwać poranny rozruch po przyjściu do pracy lub ile czasu pracownik może poświęcić na wyjście na lunch. Nie chodzi tu o robienie zakazów i nakazów, które mają ograniczać zespół, ale o ustalenie jasnych reguł, które nie będą dawały miejsca na domysły i nadinterpretacje. Pamiętaj, że ustalone zasady powinny obowiązywać wszystkich – managera czy szefa również.
• Duża rotacja w zespole - może to świadczyć o złej atmosferze,  nieprzemyślanym procesie rekrutacyjnym albo złej kondycji firmy – zatrudniając kogo popadnie w drastyczny sposób obniżamy efektywność firmy. Takie działanie kosztuje nie tylko czas ale także nierzadko duże pieniądze. Warto więc przyłożyć dużą wagę do kwestii rekrutacji do zespołu.

Jak zatem pomóc pracownikom w osiągnięciu optymalnej efektywności?

Według Davida Rocka – autora książki „Twój mózg w działaniu” opisującej strategie pozwalające walczyć z rozproszeniem i utrzymaniem koncentracji, najlepszą efektywność mózgu można osiągnąć tylko wtedy gdy mamy odpowiedni poziom pobudzenia. Co to oznacza w praktyce? Jeśli nasz mózg jest poniżej stanu pobudzenia a więc nie ma żadnej motywacji, nie widzi żadnego celu,  skutku czy konsekwencji – po prostu nie podejmuje działania. Dlatego tak ważne jest aby nadawać zadaniom odpowiedni priorytet, a także mieć przed oczyma cel do którego dążymy. 

W przypadku nadmiernego pobudzenia, a więc np. w sytuacji stresującej, mózg nie potrafi  utrzymać odpowiedniej efektywności - dlatego np. w momencie  gdy „mewi manager” wpada z krzykiem do zespołu – ten zamiast zmobilizować się, popełnia jeszcze więcej błędów. Dlatego ważne jest utrzymanie odpowiedniego poziomu pobudzenia – pokazanie pracownikowi, że zadanie które ma do wykonania jest ważne, tworzy część większego planu, a jego wykonanie wiąże się z osiągnięciem zamierzonego celu. Co więcej, warto wspomnieć tutaj o odpowiednim zarządzaniu czasem oraz umiejętnością wybrania priorytetów i wagi zadań, które czekają na pracowników. 

Zarządzanie zespołem

Franciszek Georgiew CEO w agencji marketingowej Social Tigers zapytany o to, jak zarządzać zespołem ludzi pracujących nierzadko nad różnymi projektami jednocześnie, mówił tak:

Bardzo pomocne jest narzędzie do zarządzania zadaniami. Zastępuje maila i inne chaotyczne formy kontaktu. (…) Oprócz tego stawiamy na ustaloną z zewnętrznym konsultantem rutynę operacyjną, składająca się z krótkich spotkań poprawiających obieg informacji w firmie. Wyraźny podział obowiązków również ma ogromne znaczenie.

W takiej sytuacji pomocne okazują się  rozwiązania informatyczne takie jak WorkTime - dające możliwość planowania zadań czy większych projektów z możliwością delegacji zadań do konkretnych osób czy całych zespołów. Wtedy podział obowiązków i zadań jest klarowny dla wszystkich, a pracownik dodatkowo może organizować sobie pracę samodzielnie bądź mogą mu zostać przydzielone zadania od osoby zarządzającej. Tutaj pojawia się ważna kwestia:

Czy pracownicy powinni sami organizować sobie czas w pracy?

O to jak to jest z zarządzaniem sobą w czasie zapytaliśmy eksperta – Magdalenę Kaletę-Gałwę:

To wszystko zależy od wielu czynników i poziomu rozwoju na którym znajduje się pracownik. Temat jest bardzo indywidualny. Generalnie każdy pracownik zapytany o kwestię organizacji czasu powie, że lepiej jak sam nim zarządza i planuje.

Niestety prawda jest taka, że nie każdy pracownik z taką ilością „swobody” będzie w stanie sobie poradzić. Idąc tokiem filozofii zarządzania wg Blancharda - jeśli mamy pracownika na poziomie rozwoju R4 - wysokie kompetencje i wysokie zaangażowanie - to dodatkowym atutem pracy będzie dla niego to, żeby sam decydował i planował swój czas pracy w ciągu dnia. Na poziomie R1 -niskie kompetencje i wysokie zaangażowanie - pracownik powinien być poprowadzony za rękę, należy mu pokazać standardy pracy w ciągu dnia i tu planowanie powinien przejąć przełożony. Podobnie będzie w przypadku R2 - gdy pracownik ma niskie lub średnie kompetencje i takie samo zaangażowanie. Co do R3 - która ma średnie lub wysokie kompetencje ale zmienne zaangażowanie konieczne jest balansowanie między ustaleniem dnia przez szefa, a docenieniem zaangażowania i pozwoleniem żeby pracownik zaplanował swoją pracę sam.

Multitasking to mit!

Innym sposobem na podniesienie efektywności jest zwiększenie umiejętności skupienia się na jednym zadaniu jednocześnie. Jak się okazuje WorkTime okazuje się przydatnym narzędziem nie tylko do rejestrowania czasu, dzięki czemu możemy eliminować zaobserwowane  marnotrawstwa czy usprawniać procesy wewnątrz firmy podnosząc dzięki temu efektywność. Aplikacja pozwala podnieść własną efektywność dzięki jeszcze jednemu aspektowi, o którym mówi wspomniany wcześniej badacz – David Rock – jesteśmy w stanie skupić się świadomie tylko na jednym zadaniu w danej chwili (…) a jedyny sposób na to, aby wykonać szybko dwa zadania umysłowe wymagające dokładności, to…. wykonać najpierw jedno, a potem drugie. Tak też działa WorkTime – pozwala na rejestrację tylko jednej czynności jednocześnie skutecznie rozprawiając się w ten sposób z mitycznym multitaskingiem. 

Optymalizacja procesów w firmie

No dobrze, ale czy wprowadzanie przez firmę systemu do optymalizacji pracy takiego jak time tracking nie jest odbierane  przez pracowników nie jako pomoc, ale jako dodatkowy obowiązek? Zapytaliśmy o to Magdalenę Kaletę-Gałwę:

Zdecydowana większość pracowników o tego typu systemach wypowie się negatywnie, że to ma służyć przede wszystkim inwigilacji, że na pewno będzie w firmie cięcie kosztów i zwolnienia, bo wyjdzie na jaw, że tak naprawdę nie mamy aż tyle zadań. Są też tacy, którzy powiedzą, że jest aż tyle zadań w ciągu dnia, że jak oni znajdą czas żeby jeszcze dodatkową rzecz wypełniać. Natomiast takie sceptyczne podejście wynika z tego, że - wszystko fajnie, wprowadzamy program… i na tym się kończy komunikacja. Jeszcze się nie spotkałam (przynajmniej w żadnej firmie z którą współpracowałam), żeby poszedł jasny komunikat - wprowadzamy nowy program - będzie on służył temu i temu, korzyści dla Was z tego będą takie a takie. Potrzeba  jasnej komunikacji, zakomunikowania celu wprowadzenia nowego narzędzia. Wtedy narzędzie przyniesie nam najwięcej pożytku  w postaci m.in. zwiększenia efektywności zespołu. Trzeba pamiętać jednak o tym, że zwiększanie produktywności to złożony proces  i zależy od wielu czynników.  

Wspominana wcześniej Ewa Wogórka o procesie wdrożenia mówi tak: 

Ile trwa [wdrożenie]? ok 1-2 miesięcy. Weźmy na przykład salon samochodowy. Jeśli zatrudniam świeżaka po studiach,  to pierwsze o co pytam, to dlaczego chce "tu" pracować, następnie przychodzi sobie na 2,3 dni poobserwować czy mu się taka praca podoba i jeśli tak,  daje mu czas na przyswojenie wiedzy. Następnie zadaje mu 3-4 pytań "technicznych" i rzucam na głęboką wodę będąc wsparciem w sprzedaży i tak buduje jego poczucie wartości i jakości jako sprzedawcy. Rozmawiamy codziennie rano, i robimy spotkanie teamu 1 raz w tyg. Zazwyczaj taki gagatek po 1 miesiącu sprzedaje pierwsze swoje auto(…)  można wszystko zbadać programem, i motywować również ale uważam, że najważniejszy jest człowiek i relacja. Jeśli czujesz, że ktoś w ciebie wierzy to już połowa sukcesu!

Jak widać efektywność jest bardzo szerokim zagadnieniem i nie sposób poruszyć wszystkich jej aspektów w jednej rozmowie. Jedno jest pewne – firmy, które nie przywiązują wagi do ulepszania efektywności swoich działań i pracy swoich zespołów, nie mają większych  perspektyw na odniesienie sukcesu. Utrzymanie efektywności na wysokim poziomie, szczególnie w tak trudnych czasach, w których bodźce z zewnątrz mogą rozpraszać nas w każdej chwili, to nie lada wyzwanie. Warto zatem skorzystać z narzędzi wspomagających podnoszenie efektywności przedsiębiorstwa takich jak WorkTime.

Chcesz zobaczyć jak to działa? Wypróbuj za darmo przez 14 dni i zobacz jak rośnie Twoja efektywność.