Musiałeś kiedykolwiek spisywać swoje godziny pracy? Dla siebie, dla pracodawcy lub klienta, z którym rozliczasz się wedle stawki godzinowej? Jakiego narzędzia do tego użyłeś? Przeczytaj i odkryj prosty i efektywny sposób na rozliczanie swoich godzin i nie tylko!
Rejestracja czasu pracy w arkuszu Excel
Wielu z nas z różnych powodów, zarówno zawodowych jak i prywatnych, mierzy czas. Możemy potrzebować tego do rozliczenia z klientem lub pracodawcą, ale możemy też na własne potrzeby chcieć zmierzyć, ile czasu zabierają nam poszczególne czynności. Jednym z pierwszych pomysłów, jakie mogą nam przyjść do głowy, jak taki czas mierzyć, to po prostu spisywanie godzin i czynności w tabelce.
Takie rozwiązanie nie wydaje się być szczególnie skomplikowane. Wpisujemy nazwę pracy lub czynności, zerkamy na zegarek, wpisujemy godzinę rozpoczęcia, a po wykonaniu czynności znów powracamy do tabelki, zerkamy na zegarek, ręcznie wpisujemy godzinę jej zakończenia i zapisujemy. To w uproszczeniu pięć kroków. 5 kroków które rejestrują naszą pracę. Najczęściej jednak, to nie koniec. Aby te liczby i inne dane mogły być przydatne, potrzebna byłaby ich analiza czy choćby zsumowanie, czyli kolejne kroki. Dlatego, aby cały proces był sprawniejszy, możemy naszą tabelkę stworzyć w najpopularniejszym arkuszu kalkulacyjnym, czyli w Excelu.
Arkusz Excel pozwala szybko zsumować wprowadzone liczby, a także filtrować dane, co na pewno jest tym bardziej przydatne, im bardziej nasza tabelka jest rozbudowana, czyli kiedy na przykład oprócz nazwy czynności i godzin jej rozpoczęcia i zakończenia, zawiera także inne parametry, takie jak nazwa klienta, dla którego dana czynność została wykonana. Istnieją nawet szablony, który ułatwiają ewidencjowanie czasu pracy. To wciąż jednak jest kilka kroków i, nawet przy zastosowaniu formuł Excela, w znacznej części ręczna, nierzadko żmudna praca, która wymaga wiele samodyscypliny. A gdy potrzebujemy z tych danych wystawić fakturę? I co za analizą tych danych? I czy mimo prostoty wpisywania danych w tabelkę Excel nie chcielibyśmy, aby to wszystko było jeszcze prostsze?
Rejestracja czasu pracy w WorkTime Expert
Wystraczą dwa kliknięcia
I co gdyby te wszystkie kroki móc zredukować do dosłownie do 2 kliknięć? I do tego, dzięki kolejnemu kliknięciu móc szybko wygenerować fakturę lub raport, a nawet w prosty sposób zadecydować, jakie czynności z wykonanych mają się na nich znaleźć? I jeszcze na dokładkę, dostać przygotowaną analizę? Brzmi niewiarygodnie? Nie, brzmi jak WorkTime Expert.
WorkTime Expert to rozbudowana, ale bardzo prosta w użyciu aplikacja, dzięki której można nie tylko mierzyć czas, w tym nawet rozmowy telefoniczne, które tak często nam umykają, ale także rozliczyć się z klientem, wystawić fakturę, przygotować raport i poddać analizie zgromadzone dane. A także zarządzać swoim czasem, jak i zespołem, poprzez delegowanie zadań i wbudowany czat. A wszystko to za kliknięciem jednego przycisku, z dokładnością co do sekundy!
WorkTime Expert a Excel
Czym różni się praca z WorkTime Expert, a ręcznym wpisywaniem danych do tabelki Excel? Przede wszystkim tym, że do zmierzenia czasu pracy naprawdę wystarcza dwa kliknięcia – start i stop. Kliknięcie przycisku play, a w przypadku rozmowy telefonicznej ikonki telefon, uruchamia zegar, a ponownie jego kliknięcie zegar zatrzymuje. Możemy jednocześnie wpisać nazwę pracy, wybrać czynność oraz klienta lub projekt, którego dana praca dotyczy. Ale do zarejestrowania czasu pracy nie jest to konieczne, te dane można uzupełnić później w dowolnie wybranym przez siebie momencie. Nic się nie stanie, jeśli będziemy mieli problem z połączeniem z Internetem, WorkTime Expert będzie pracował, mierzył czas i zbierał dane dla nas nawet, gdy jesteśmy poza zasięgiem. Nie ma nawet problemu, jeśli zapomnimy o zarejestrowaniu danej pracy, możemy ją wprowadzić nawet po jej zakończeniu.
Rejestracja czasu pracy, raporty, faktury i analityka w jednym
W prosty sposób możemy też określić, które czynności są rozliczane, a które nie. Czynności nierozliczane nie znajdą się na raportach i fakturach dla klientów, ale owszem nie zabraknie ich w analityce, która w kolorowych wykresach pokaże pełen obraz, ile tak naprawdę dany projekt nas kosztował, zarówno czasu, jak i pieniędzy. W aplikacji można bowiem rozliczyć także wydatki.
Dzięki zarejestrowanym pracom i wprowadzonym danym wystawienie faktury to praktycznie też jedno kliknięcie, podobnie jak wygenerowanie skrojonego na potrzeby nasze lub klienta raportu. WorkTime Expert w mgnieniu oka przygotuje dla nas raport za wybrany czas, na wybranego klienta/projekt lub wszystkich klientów/projekty. Możemy wygenerować między innymi raporty przychodowe, kosztowe czy czasu pracy pracowników.
Aplikacja posiada także wbudowany kalendarz, który pozwala zaplanować zadania, przypisać je kolegom. Dzięki wbudowanemu czatowi możemy także z nimi porozmawiać, jak nawet z całymi zespołami. Dodatkowo możemy także przesyłać pliki!
Skorzystaj zatem z darmowej wersji próbnej i sam przekonaj się, jak prosta i efektywna jest praca z WorkTime Expert.