5 powodów dla których warto mierzyć czas w firmie

Pracując z przedsiębiorcami często słyszymy, że „u nich firmie mierzenie czasu pracy po prostu się nie sprawdzi, że ludzie nie będą chcieli nic klikać, że firma prowadzi różne skomplikowane projekty, rozlicza się z klientami w różny sposób, czasem w oparciu o projekt, a czasem stawkę godzinową. Z resztą, szef i tak doskonale wie co ile czasu zajmuje i nie musi mieć do tego specjalnego programu.” Ale czy na pewno tak jest? To co nam się wydaje często pozostaje jedynie pobożnym życzeniem a nie rzeczywistością. Dlaczego zatem warto mierzyć czas pracy? Oto najważniejsze powody:

1. Określenie rentowności projektów
2. Optymalizacja procesów w firmie, eliminacja niepotrzebnych czynności
3. Skuteczne zarządzanie
4. Właściwa wycena projektów i usług
5. Wzrost efektywności

1. Określenie rentowności projektów

Ewidencjonując rzeczywisty czas pracy poświęcony na dany projekt (czas Twój lub wszystkich zaangażowanych w niego pracowników), jesteś w stanie ocenić na ile dany projekt jest dla Ciebie rentowny. Może się okazać, że ciągłe telefony od klienta czy niekończące się poprawki, zajmują tak wiele czasu, że projekt plasuje się na granicy opłacalności. Nie będziesz tego wiedział, dopóki nie zmierzysz, ile faktycznie poświęcasz czasu temu zagadnieniu. Link do pkt5

2. Optymalizacja procesów w firmie, eliminacja niepotrzebnych czynności

Czy jesteś w stanie określić ile czasu zajmują konkretne procesy w Twojej firmie? Czy wiesz jak długo trwa przygotowanie dokumentacji? Ile czasu spędziłeś w ostatnim miesiącu na spotkaniach? Być może w Twoim przedsiębiorstwie są działania, o których podświadomie wiesz, że zajmują za dużo czasu? Np. tworzenie treści do social media angażuje tak dużo roboczogodzin, że efektywniej i taniej byłoby zatrudnić do tego specjalistę.

Nie dowiesz się tego, jeśli nie zmierzysz, ile czasu w skali miesiąca/kwartału/ roku rzeczywiście poświęcasz na powtarzalną czynność. Konsekwentnie zbierane dane pokazują szerszą perspektywę przedsiębiorstwa, uwypuklają marnotrawstwa takie jak np. za długie spotkania czy nadmierna biurokracja. Żeby jednak móc pozbyć się tych strat – trzeba je najpierw zauważyć.

3. Skuteczne zarządzanie

Dysponując twardymi danymi na temat czasu pracy poświęconego na konkretne projekty, dużo łatwiej jest zrządzać zarówno firmą, projektem, a także zespołem ludzi. Rzetelna analityka jest pomocna w podejmowaniu kluczowych dla firmy decyzji. Np. wiedząc, że przez ostatni miesiąc inwestowałeś czas swoich pracowników na to, aby sprzedawali Twój produkt przez telefon , ale skutek okazał się marny – będziesz mógł skorygować swoje decyzje i ukierunkować działania takie, które przyniosą większy zwrot z inwestycji. Ponadto mając pod ręką miejsce, w którym w czasie rzeczywistym widzisz nad jakimi zadaniami pracują Twoi ludzie, możesz rzetelnie ocenić, którzy pracownicy są przeciążeni, a którzy mogą w danym momencie zająć się pilnym zadaniem.

4. Właściwa wycena projektów i usług

Czy zdarzyło Ci się źle wycenić projekt? Niedoszacowałeś liczby godzin? A może wykonałeś dla klienta usługę i w ostatecznym rozrachunku wyszedłeś na zero? Rejestrowanie czasu pracy pozwoli Ci uniknąć takich błędów. Błędów, które nierzadko słono kosztują. Dzięki zebranym wcześniej danym jesteś w stanie określić ile czasu potrzebujesz na wykonanie usługi czy produktu, a co więcej w przypadku Work Time Expert – możesz także oszacować ile będzie kosztował Cię ten projekt, nawet jeżeli osoby przy nim pracujące mają określone rożne stawki godzinowe. Mając dane zdobywasz przewagę konkurencyjną - nie musisz niczego zgadywać, Ty dokładnie wiesz.

5. Wzrost efektywności

Nie chodzi tu o to, aby rozliczać siebie czy pracownika z każdej minuty spędzonej w firmie. Zamysłem Work Time nie jest kontrola ludzi, ale określenie wartości ich czasu pracy oraz zbieranie danych, które pozwolą na rozwojowe zarządzanie firmą. Ewidencjonując swój czas pracy nad konkretnymi zadaniami, jesteśmy bardziej uważni i świadomi, przełączamy się na najbardziej efektywny tryb pracy jakim jest monotasking. Nie rozpraszamy się, koncentrujemy uwagę na jednym zadaniu przez co jesteśmy - szybsi, zdyscyplinowani – a tym samym bardziej efektywni. I nie chodzi tutaj o to, byśmy pracowali więcej w krótszym czasie. Pracujmy mądrze a nie więcej, a zaoszczędzony czas poświęćmi na to, na co nam go do tej pory zawsze brakowało:-)

Wszystkie te czynności prowadzą do jednego, kluczowego wskaźnika rozwoju – przyczyniają się do zwiększenia zysków w firmie. Od wykluczenia zadań, za które klient nie chce płacić, poprzez eliminację nierentownych klientów, na korzystniejszych wycenach (nie) kończąc. Odpowiedź zatem jest jedna – mierzenie czasu pracy daje ogromne, wymierne korzyści i w znaczącym stopniu przyczynia się do rozwoju firmy. Zastanów się teraz czy… stać Cię na to, aby nie mierzyć czasu?

Kryteria